Nicht Technologie, sondern Haltung entscheidet darüber ob Veränderungsprozesse gelingen, ist Martin Krämer überzeugt. Ein Gespräch über Selbstwirksamkeit, organisatorische Weichenstellungen – und den Mut, einfach anzufangen.
DATEV magazin: Fachkräftemangel, steigende Anforderungen, technologischen Wandel: Wie meistern Kanzleien neben solchen Herausforderungen auch noch den Umzug in die Cloud?
Martin Krämer: Zunächst hilft es, die Situation realistisch zu betrachten. Wir erleben drei Entwicklungen gleichzeitig: den technologischen Umbruch durch Automatisierung und KI, den Fachkräftemangel und eine weiterhin steigende Nachfrage nach steuerberatenden Leistungen. Diese Konstellation setzt die klassischen Arbeitsweisen unter Druck – ganz unabhängig davon, ob man sich aktiv mit der Cloud beschäftigt oder nicht. Der Grundstein für einen erfolgreichen Einstieg liegt deshalb nicht primär in der Technik, sondern in der Bereitschaft, die eigene Arbeitsweise zu hinterfragen. Kanzleien, die beginnen, ihre Prozesse bewusst auf Effizienz, Zusammenarbeit und Durchgängigkeit auszurichten, schaffen die Voraussetzung dafür, dass die Cloud ihre Wirkung entfalten kann. Die Cloud ist dabei kein zusätzlicher Stressfaktor, sondern das Instrument, um Arbeit langfristig zu entlasten.
Warum ist Zuversicht in Zeiten des Wandels so entscheidend?
Weil sie der Schlüssel für jede nachhaltige Veränderung ist. Zuversicht ist ein anderes Wort für „Vertrauen, dass es gelingt“. Zuversicht entsteht nicht dadurch, dass man auf perfekte Rahmenbedingungen wartet, sondern dadurch, dass man ins Handeln kommt und erlebt: Wir können das steuern. In Veränderungsprozessen entsteht schnell das Gefühl, die Aufgabe sei zu groß oder zu komplex. Wer versucht, den gesamten Wandel auf einmal zu erfassen, fühlt sich überfordert. Wer hingegen konkret ansetzt und die Aufgabe möglichst klein schneidet, gewinnt Sicherheit. Psychologisch gesprochen geht es um Selbstwirksamkeit: das Erleben, dass eigenes Handeln Wirkung zeigt. Dieses Gefühl ist der stärkste Treiber für Motivation und Veränderungsbereitschaft.
Was heißt das konkret im Alltag?
Zuversicht entsteht dort, wo Kanzleien beginnen, ihre Prozesse bewusst neu auszurichten – nicht irgendwann, sondern jetzt. Das bedeutet zum Beispiel: Stammdaten bereinigen, Verantwortlichkeiten glattziehen, Abläufe strukturieren. Das sind keine technischen Details, sondern organisatorische Entscheidungen. Entscheidend ist dabei die Herangehensweise. Es geht darum, Prozesse so aufzustellen, dass sie möglichst effizient sind und auch in der Zukunft funktionieren. Wer diese Arbeit frühzeitig angeht, erlebt sehr konkret: Abläufe werden klarer, Zusammenarbeit einfacher, Fehlerquellen weniger. Genau aus diesen Erfahrungen entsteht Zuversicht – bei der Kanzleileitung ebenso wie im Team.
Welche Rolle spielt die innere Einstellung derKanzleileitung?
Eine zentrale Veränderung beginnt immer bei der Haltung. Wenn Kanzleileitungen den Weg in die Cloud als notwendige, aber gestaltbare Entwicklung vermitteln, verändert das die Wahrnehmung im gesamten Team. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter spüren sehr genau, ob Veränderung als Bedrohung oder als Chance kommuniziert wird. Wichtig ist, dabei realistisch zu bleiben. Ja, Veränderung kostet Energie. Ja, sie erfordert Zeit und Lernen. Aber sie eröffnet auch Spielräume – etwa für flexiblere Arbeitsmodelle, für Homeoffice oder für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Wer das klar benennt und den Beschäftigten Zeit und Unterstützung für diese Entwicklung gibt, schafft Vertrauen und Motivation.
Ab Herbst starten die größeren Umstellungen, insbesondere imKanzleimanagement. Was kommt hier konkret auf die Kanzleien zu?
Mit DATEV Kanzleimanagement kommt erstmals eine Kernanwendung in die Cloud. Sie löst mit zunehmendem Funktionsumfang alle bestehenden Eigenorganisationsprodukte ab. DATEV Kanzleimanagement bildet die internen Abläufe einer Kanzlei auftragsbasiert ab: von der Mandatsanbahnung über die Leistungserstellung bis hin zur Rechnungsstellung und zum Controlling. Prozesse werden damit klar strukturiert. Kanzleien sollten diese Umstellung nicht als rein technischen Wechsel verstehen, sondern als Anlass, ihre Organisation bewusst neu aufzustellen.
Welche vorbereitenden Schritte sind dafür besonders wichtig?
Ganz zentral sind die grundlegenden Vorarbeiten: die Nutzung von DATEV Basisdaten online, die Bereinigung von Personen- und Mandantendaten, die Vereinheitlichung von Strukturen und Zuständigkeiten. Diese Maßnahmen sind kein Selbstzweck. Sie sorgen dafür, dass Prozesse in der Cloud sauber abgebildet werden können. Man kann es mit einem Umzug vergleichen: Wer vorher aufräumt, zieht entspannter um. Kanzleien, die diese Vorbereitungen rechtzeitig angehen, erleben die spätere Umstellung als deutlich kontrollierbarer. Und genau das stärkt Zuversicht.
Wie unterstützt DATEV die Kanzleien?
Wir begleiten die Kanzleien eng – über den Außendienst, über Kundenverantwortliche, den Service, die Kommunikation und strukturierte Unterstützungsangebote. Unser Ziel ist es, Orientierung zu geben und Sicherheit zu schaffen. Aber eines ist mir wichtig: Zuversicht kann niemand abnehmen. Sie entsteht dort, wo Kanzleien selbst aktiv werden. Wer heute beginnt, seine Prozesse bewusst auszurichten, verschafft sich einen Vorsprung, nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch und mental. Und das ist entscheidend, um die kommenden Herausforderungen souverän zu meistern.
Möchten Sie erfahren, wie Sie Ihre Kanzlei bestmöglich auf die kommenden Veränderungen vorbereiten können?
Auf dieser Seite informieren wir Sie ausführlich über alle Maßnahmen, die Sie vorbereitend ergreifen können. Unter anderem mit Lernvideos und Hilfe-Dokumenten unterstützen wir Sie bei der Umsetzung.