Mut zur Lücke

An dieser Stelle können moderne KI-Systeme ihre Stärken ausspielen. Sie fungieren als intelligente Filter, die aus der täglichen Informationsflut mandantenrelevante Inhalte herausfiltern und in verständlicher Form aufbereiten. Tools wie der DATEV Einspruchsgenerator zeigen bereits heute, wie künstliche Intelligenz komplexe Rechtsinformationen strukturieren und nutzbar machen kann: Sie prüft automatisch die Relevanz neuer Urteile und Gesetzesänderungen, indem sie diese mit den Profilen der Mandanten abgleicht und nur wirklich bedeutsame Inhalte markiert. Gleichzeitig übersetzt sie komplizierte Fachtexte in eine verständliche Sprache, ohne dabei an rechtlicher Präzision zu verlieren. Zudem ordnet sie die Informationen nach Priorität, trennt also dringende Handlungsbedarfe von allgemeinen Hinweisen.

In der Praxis erhält dann beispielsweise ein GmbH-Mandant nicht das umfangreiche Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur neuen E-Rechnungspflicht, sondern eine kurze, auf sein Geschäftsmodell zugeschnittene Zusammenfassung mit konkreten Handlungsempfehlungen.

Doch so effizient KI-Anwendungen auch erscheinen mögen – Kanzleien dürfen sich nicht ungeprüft auf sie verlassen. Die EU-KI-Verordnung, die seit Februar schrittweise in Kraft tritt, schreibt eine „KI-Kompetenz“ für Nutzer von KI-Systemen vor. Steuerberater müssen nicht nur die technischen Möglichkeiten verstehen, sondern auch die rechtlichen Grenzen kennen. Die Rechtsprechung ist eindeutig: Wer KI-Ergebnisse nicht ausreichend prüft, haftet für Fehler. Selbst bei fortschrittlicher Software bleibt die Verantwortung beim Menschen. Ein pauschaler Haftungsausschluss wie „KI-generierter Inhalt kann falsch sein“ ist praktisch nicht umsetzbar. Mandanten erwarten eine verlässliche Beratung, unabhängig davon, ob sie mit maschineller Unterstützung erstellt wurde.

Kanzleien, die bereits erfolgreich mit künstlicher Intelligenz arbeiten, setzen auf definierte Prozesse: Alle eingehenden Informationen werden zunächst von der KI vorbewertet und in Kategorien wie „Soforthandlung erforderlich“, „mandantenrelevant“ oder „allgemeine Information“ eingeteilt. Anschließend gleichen KI-Systeme die Fachinformationen mit den jeweiligen Mandantenprofilen ab. Auf diese Weise erhält ein Einzelunternehmer andere Hinweise als eine internationale Holding. Jede von der künstlichen Intelligenz erstellte Mandanteninformation wird vor dem Versand fachlich geprüft, etwa durch Stichproben und Plausibilitätschecks. Rückmeldungen der Mandanten fließen wiederum in das System ein und erhöhen dessen Treffgenauigkeit.

Die praktischen Auswirkungen sind bereits heute messbar, wie das Beispiel der Steuerberaterin Stephanie Kröning aus Magdeburg zeigt. Sie berichtete bereits im Juni 2024 im DATEV magazin, dass KI ihr bis zu 50 Prozent der Verwaltungstätigkeiten abnehme. So erstellt das System automatisierte To-do-Listen mit individuellen Fristen und Prioritäten, erkennt bereits beantwortete Fragen und vermeidet doppelte Kommunikation. Außerdem weist es proaktiv auf relevante Termine hin und versendet automatische Erinnerungen – eine spürbare Entlastung im Kanzleialltag.

Es wirkt fast schon paradox, aber der bewusste Verzicht auf die vollständige Weitergabe von Information an Mandanten kann rechtlich sicherer sein, als sie mit einer Flut an Informationen zu überschütten. Denn wenn Mandanten vor lauter Rundschreiben die wirklich wichtigen Hinweise übersehen, entstehen Haftungsrisiken. Die Rechtsprechung hat das anerkannt: Eine zeitgemäße Beratung bedeutet demnach auch eine angemessene Dosierung von Informationen. Entscheidend ist also nicht die Menge, sondern die Relevanz und Verständlichkeit der übermittelten Inhalte.

Für eine rechtssichere Nutzung von KI sind in der Praxis einige Punkte besonders wichtig: Alle KI-gestützten Beratungsschritte sollten nachvollziehbar dokumentiert werden, um Transparenz sicherzustellen. Mandanten müssen über den KI-Einsatz informiert werden – jedoch so, dass keine Verunsicherung entsteht. Bei kritischen Entscheidungen ist ein Back-up-System unerlässlich: Es sollte stets eine manuelle Zweitprüfung erfolgen. Außerdem empfiehlt sich eine kontinuierliche Schulung des Teams, damit alle die Möglichkeiten und Grenzen von KI kennen und verantwortungsvoll damit umgehen können.

Die EU macht KI-Kompetenz zur Pflicht, nicht zur Kür. Steuerberater müssen bis spätestens 2026 nachweisen, dass sie mit KI-Systemen sachgerecht umgehen können. Das umfasst sowohl technisches Verständnis als auch das Bewusstsein für Grenzen und Risiken. Gleichzeitig bietet die Regulierung Chancen: Kanzleien, die frühzeitig strukturierte KI-Prozesse einführen, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil. Sie können ihren Mandanten nicht nur einen besseren Service bieten, sondern auch ihre eigenen Ressourcen effizienter einsetzen. Mut zur Lücke bedeutet in diesem Sinne nicht den Verzicht auf Information – sondern die Konzentration auf das Wesentliche.

Steuerberater müssen ihre Mandanten über Rechtsänderungen unterrichten, dürfen sie aber nicht mit ungefilterten Informationen überschütten. Künstliche Intelligenz kann helfen, Relevantes von Unwichtigem zu trennen – und die Kanzleien zu entlasten.