Nutzungsbedingungen für DATEV „Meine Arztdokumente“

zwischen

DATEV eG, Paumgartnerstraße 6-14, 90429 Nürnberg

nachstehend – „DATEV“ – genannt

und dem Nutzer von DATEV „Meine Arztdokumente“

nachstehend – „Nutzer“ – genannt

1.1. DATEV stellt im Auftrag ihrer Kunden (nachfolgend „DATEV-Kunde“ genannt) dem Nutzer über die Web-Anwendung DATEV „Meine Arztdokumente“ ein Portal zum Empfang und zur Übermittlung von Dokumenten und Nachrichten bereit, sowie die Weiterleitung von Rechnungsdaten zu einem Bezahlservice.

1.2. Die Bereitstellung erfolgt unentgeltlich. Eine direkte vertragliche Leistungsbeziehung zwischen DATEV und dem Nutzer wird nicht begründet.

1.3. Die Bereitstellung durch DATEV und die Nutzung durch den Nutzer wird abschließend durch diese Nutzungsbedingungen geregelt. Vereinbarungen, die hiervon abweichen oder ergänzen, bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung durch DATEV in Schriftform oder Textform.

1.4. Information zu DATEV sind unter http://www.datev.de abrufbar.

1.5. Durch die Zustimmung zu diesen Nutzungsbedingungen gibt der Nutzer ein Angebot zur Vereinbarung der Nutzungsbedingungen ab. Durch das Registrieren und Anmelden kommt ein Vertrag über die Verschaffung der Möglichkeit zur Nutzung des Portals ("Nutzungsverhältnis") zwischen dem jeweiligen Nutzer und DATEV zustande.

2.1. Erstmalige Registrierung
    2.1.1. Die Nutzung erfordert die einmalige Registrierung und das Anlegen eines Empfangskontos im Portal durch den Nutzer.
    2.1.2. Der Nutzer erhält vom DATEV-Kunden einen zu diesem Zweck mitgeteilten Registrierungs-QR-Code für das Portal „Meine Arztdokumente“. Registriert sich der Nutzer nicht innerhalb von 72 Stunden     über den Zugangslink, verfällt der Zugang.

2.2. Nutzer Registrierung über die Meine-Arztdokumente App.
    Der Nutzer registriert sich über die Meine-Arztdokumente App. Dies erfolgt nicht mit einer E-Mail-Adresse, sondern über eine individuelle Kunden-ID, die bereits im einzuscannenden QR-Code enthalten ist.     Der QR-Code wird dem Nutzer zur Verfügung gestellt und per App eingescannt. Im Rahmen der Registrierung kann sich ein Nutzer mit einem bestehenden Account anmelden. Dann werden die beiden     Kunden-IDs verknüpft. Voraussetzungen für die Umschlüsselung auf den bestehenden Account sind:
        • Anwendungsfall Umzug / Heirat: Geburtsdatum-ID stimmt überein.

2.3. Registrierung per Kunden-ID und 2. Faktor
        • Der Nutzer erhält im Registrierungsschreiben einen QR-Code, der seine Kunden-ID enthält.
        • Nach Herunterladen der App aus dem App Store öffnet sich die Kamerafunktion und der Nutzer kann seinen individuellen QR-Code einscannen.
        • Sollte der Nutzer bereits ein Konto haben, kann er aus der Kamerafunktion direkt zum Login wechseln und seine bekannten Daten (Benutzer und Passwort) eingeben.

2.4. Schrittweise Darstellung des Registrierungsprozesses;
    2.4.1. Registrierung Schritt 1: Erfassung der Registrierungsdaten
        • Der QR-Code wird mit der Meine-Arztdokumente App erfasst
        • Die Kunden-ID wird mit dem Bestand abgeglichen
        • Im Falle einer Übereinstimmung wird der Nutzer aufgefordert, in der App seine E-Mail-Adresse einzugeben.
    2.4.2. Registrierung Schritt 2: E-Mail-Validierung
        • Nutzer erhält einen Bestätigungslink per E-Mail und ruft diesen auf.
     2.4.3. Registrierung Schritt 3: Validierung und Eingabe Zugangsdaten
        • Der Link öffnet die Meine-Arztdokumente App auf dem mobilen Endgerät
        • Der Nutzer wird aufgefordert, ein starkes Passwort zu vergeben und dieses zu bestätigen.
        • Über die Passwortvergabe sowie Zustimmung der AGB und Datenschutzbestimmungen ist der Nutzer registriert.
     2.4.4. Abschluss der Registrierung
        • Der Integrator, der den Kunden angelegt hat, wird per Webserviceaufruf informiert, dass der Nutzer seinen Zugang aktiviert hat.
     2.4.5. Der Nutzer haftet für jede Art der Nutzung im Zusammenhang mit seinem Nutzernamen und seinem Passwort. Sobald der Nutzer den Verdacht hat, dass sein Passwort von Dritten erlangt worden ist         oder missbräuchlich genutzt wird, hat er dieses unverzüglich zu ändern. Der Nutzer versichert, dass alle Angaben gegenüber DATEV im Zusammenhang mit dem Anlegen und der Nutzung des Postfachs         der Wahrheit entsprechen.
    2.4.6. Ein Anspruch auf Registrierung und Nutzung besteht nicht.

2.5. Anmeldung am Portal nach der Registrierung Nach der Registrierung kann sich der Nutzer mit dem Benutzernamen, dem Systempasswort sowie einer Zwei-Faktor-Authentifizierung über die „Meine        Arztdokumente“-App anmelden. In den Einstellungen kann der Nutzer die E-Mail-Adresse, seinen Benutzernamen und das Passwort ändern.

3.1. Durch das Nutzungsverhältnis verschafft DATEV dem Nutzer das nicht ausschließliche, nicht übertragbare, nicht mit Dritten teilbare Recht, auf das Portal zuzugreifen und dessen Funktionen für die in Ziffer 1 genannten Zwecke zu nutzen. Die Einräumung eines gewerblichen Schutzrechts oder eines Nutzungsrechts im Sinne der §§ 31 ff. UrhG ist damit nicht verbunden.

3.2. Das Postfach stellt eine technische Web-Anwendung zur Verwaltung und eine technische Schnittstelle zum Up- und Download von Dokumenten und Nachrichten in verschiedenen kostenlosen elektronischen Datenformaten z.B. PDF oder TIF dar. Der Nutzungsumfang ist hierauf beschränkt. Der Upload von Dokumenten ist nicht zwingend freigeschaltet.

3.3. Sämtliche Inhalte werden nach 24 Monaten aus dem Postfach des Portals gelöscht. Der Nutzer wird jeweils 14 Tage vorher per E-Mail mit einem beigefügten Link benachrichtigt, der die bevorstehende Löschung ankündigt.

3.4. Der Nutzer ist für den Abruf von Dokumenten und Nachrichten sowie den Umgang mit dem Portal selbst verantwortlich.

3.5. Nicht umfasst sind insbesondere die Archivierung von Dokumenten und die Datensicherung.

3.6. DATEV empfängt auch keine Dokumente und Nachrichten in Vertretung für den Nutzer.

3.7. Der Nutzer ist für die Schaffung der technischen Voraussetzungen zur Nutzung selbst verantwortlich.

4.1. Der Nutzer erklärt sein Einverständnis zur dauerhaften Registrierung als zugelassener Nutzer für Dokumente aller Art, inklusive Rechnungen und Nachrichten, über das gesamte DATEV Meine Arztdokumente-Portal.

4.2. Der Nutzer erklärt sein Einverständnis zum Empfang von Dokumenten und Nachrichten aller Art, inklusive Rechnungen und Nachrichten, in seinem Postfach.

4.3. Der Nutzer wird per Email benachrichtigt, sobald ein neues Dokument für ihn bereitgestellt ist.

Der Nutzer erklärt seine Einwilligung in die Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DS-GVO, wie die Verarbeitung von Gesundheitsdaten oder genetischen Daten zum Zwecke der Übermittlung von Dokumenten und Nachrichten an Ärzte, Kliniken, Verrechnungsstellen, Privaten Krankenversicherungen und Behörden.

6.1. Bei den empfangenen Nachrichten und Dokumenten handelt es sich ausschließlich um Inhalte Dritter. DATEV verarbeitet und versendet diese ausschließlich im Auftrag Dritter.

6.2. DATEV wird die Inhalte Dritter nicht auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Rechtmäßigkeit prüfen und übernimmt daher diesbezüglich keinerlei Verantwortung.

6.3. DATEV wird die Inhalte Dritter auch nicht auf deren Qualität oder Eignung für einen bestimmten Zweck, insbesondere zur Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), prüfen.

6.4. Ferner ist die Unterstützung bei Prüfungshandlungen, insbesondere bei steuerlichen Außenprüfungen (Datenzugriff von Prüfern z. B. nach § 147 Abs. 6 AO), nicht geschuldet.

6.5. Insbesondere ist auch die Erfüllung der Grund(buch)aufzeichnungsfunktion im Sinne der GoBD mit der hier dargestellten Anwendung nicht möglich. Für die Einhaltung der aktuellen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen sind weitere organisatorische Maßnahmen notwendig.

DATEV ist berechtigt, Leistungen auch durch Dritte und weitere Auftragsverarbeiter („Subunternehmer“) erbringen zu lassen. DATEV bleibt auch beim Einsatz von Subunternehmern vollständig für die hiernach zu erbringenden Leistungen verantwortlich. Sofern Subunternehmer personenbezogene Daten verarbeiten, gelten die Hinweise in der Datenschutzerklärung (Vgl. hierzu Ziffer 12.2).

8.1. Voraussetzung zur Nutzung des Portals „Meine Arztdokumente“ ist die Verwendung eines Browsers, eines Internetzugangs und eine funktionierende Email-Adresse.

8.2. Der Nutzer hat missbräuchliches Verhalten zu unterlassen. Missbräuchliches Verhalten liegt insbesondere vor, wenn der Nutzer unberechtigten Zugriff gewährt.

9.1. Das Nutzungsverhältnis kann vom Nutzer jederzeit fristlos durch die Abmeldung vom Portal gekündigt werden.

9.2. DATEV kann das Nutzungsverhältnis mit einer Frist von einem Monat schriftlich kündigen.

9.3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

9.4. Nach Beendigung des Nutzungsverhältnisses hat der Nutzer keine Möglichkeit mehr, auf die vom DATEV-Kunden bereitgestellten oder an das Portal mittels Upload übertragenen Dokumente zuzugreifen.

9.5. Der DATEV-Kunde hat die Möglichkeit, alle an DATEV übersandten Dokumente innerhalb von 30 Tagen runterzuladen. Nach diesem Zeitraum wird DATEV die Daten unwiederbringlich löschen, sofern dies gesetzlich zulässig ist.

10.1. DATEV ist berechtigt, den Zugang des Nutzers ohne vorherige Ankündigung vorübergehend oder dauerhaft zu sperren, sofern konkrete Anhaltspunkte für einen Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen oder geltende Gesetze oder ein sonstiges berechtigtes Interesse von DATEV an der Sperrung vorliegen.

10.2. DATEV informiert den Nutzer über die Sperrung per E-Mail.

Wartungsfenster an Systemen (Software, Server, Netze und Infrastruktur) sind im Regelfall außerhalb der Kernzeiten von Montag bis Freitag 07:30 Uhr bis 18:00 Uhr mit Ausnahme von Feiertagen vorgesehen. Dies schließt keine Notfälle ein. Zeiten, in denen planmäßige Wartungsarbeiten durchgeführt werden, zählen als Zeiten, in denen die Dienste zur Verfügung stehen.

Sollte dem Nutzer durch die Nutzung des Portals ein Schaden entstehen, so haftet DATEV nur, soweit ein Schaden des Nutzers aufgrund der bestimmungsgemäßen Nutzung des Portals entstanden ist, und nur bei Vorsatz (einschließlich Arglist) und grober Fahrlässigkeit von DATEV. Die vorstehende Haftungsbeschränkung gilt auch bei Pflichtverletzungen der gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen von DATEV. Soweit aufgrund der vorstehenden Regelung eine Haftung von DATEV ausgeschlossen ist, gilt dies auch für eine persönliche Haftung der Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen von DATEV.

13.1. DATEV speichert und verarbeitet Daten, die in das Postfach des Nutzers gelangen ausschließlich im Auftrag seiner Auftraggeber (Kunden oder andere Versender bzw. deren Dienstleister), nicht jedoch für den Nutzer.

13.2. Für Bestands- und Nutzungsdaten des Nutzers gilt die Datenschutzerklärung bezüglich des „Meine Arztdokumente“-Portals und ist unter https://www.meine-arztdokumente.de/datenschutz abrufbar.

14.1. DATEV kann diese Nutzungsbedingungen jederzeit mit Wirkung für ein bestehendes Nutzungsverhältnis ändern.

14.2. DATEV wird den Nutzer 30 Tage vor einer Änderung über diese informieren.

14.3. Die Änderungen gelten als akzeptiert, wenn der Nutzer nicht innerhalb von 30 Tagen einem Monat nach Zugang der Änderungsmitteilung widerspricht und die Nutzung nicht beendet. In der Änderungsmitteilung wird DATEV den Nutzer auf sein Widerspruchsrecht und die Folgen hinweisen.

15.1. Die Nutzungsbedingungen unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

15.2. Informationspflichten gemäß Art. 14 ODR-VO, § 36 VSBG: DATEV nimmt derzeit an keinem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teil.

15.3. Sofern für den Nutzer kein inländischer Gerichtsstand Anwendung findet, ist Nürnberg ausschließlicher Gerichtsstand.

15.4. Sollten einzelne Bestimmungen der Nutzungsbedingungen unwirksam sein, so bleiben die übrigen wirksamen Bestimmungen hiervon unberührt.

Stand Juli 2024