Die E-Rechnung verändert nicht nur die Prozesse Ihrer Mandanten, sondern auch die Zusammenarbeit mit Ihrer Kanzlei. Stimmen Sie Rechnungseingang, Datenübergabe und Buchführung frühzeitig gemeinsam ab und unterstützen Sie Ihre Mandanten dabei, die passenden Prozesse für die E-Rechnung einzurichten.
So schaffen Sie die Grundlage für durchgängige digitale Abläufe und können die strukturierten Rechnungsdaten künftig stärker für automatisierte Prozesse in der Finanzbuchführung nutzen.
So setzen Sie die E-Rechnung gemeinsam mit Ihren Mandanten um
1. Ausgangssituation gemeinsam klären
Welche Rechnungen empfängt und erstellt Ihr Mandant? Welche Software setzt er ein? Wer übernimmt Prüfung, Freigabe und Buchführung?
2. Rechnungseingang und -ausgang festlegen
Klären Sie, wie Ihr Mandant künftig E-Rechnungen empfängt, verarbeitet, erstellt und versendet und welche Lösungen dafür eingesetzt werden.
3. Zusammenarbeit mit der Kanzlei abstimmen
Legen Sie fest, wie Rechnungen und strukturierte Daten für die Buchführung bereitgestellt werden und wer welche Aufgaben übernimmt.
4. Mandanten bei der Umstellung begleiten
Informieren Sie Ihre Mandanten über die nächsten Schritte und unterstützen Sie sie bei Einführung und Anwendung der passenden Prozesse.
Wie sieht der gemeinsame Prozess aus?
Die Umstellung auf E-Rechnungsprozesse bietet Kanzleien und Unternehmen große Vorteile im gemeinsamen Rechnungsprozess. Der gesamte Prozess wird schneller, transparenter und effizienter.
- E-Rechnung empfangen: Der Mandant erhält die E-Rechnung digital, z.B. per Mail. Für einen automatisierten Empfang kann das E-Rechnungspostfach der DATEV E-Rechnungsplattform genutzt werden.
- E-Rechnung bereitstellen: Die eingegangene E-Rechnung wird an DATEV Unternehmen online übergeben und steht dort für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
- Rechnung prüfen und freigeben: Der Mandant kann die Rechnung in seinen digitalen Prüf- und Freigabeprozess einbinden. So bleiben die notwendigen Bearbeitungsschritte im Unternehmen, bevor die Rechnung an die Buchführung übergeben wird.
- Beleg und strukturierte Rechnungsdaten für die Buchführung bereitstellen: Die E-Rechnung steht anschließend digital für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. Der entscheidende Vorteil: Nicht nur ein Rechnungsbild, sondern auch die strukturierten Daten der E-Rechnung können in die nachfolgenden Rechnungswesenprozesse einfließen.
- Übergabe an die Kanzlei: Über DATEV Unternehmen online stehen Beleg und Daten der Kanzlei für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. Dadurch kann die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei ohne zusätzlichen Medienbruch erfolgen.
- Weiterverarbeitung in der Kanzlei: Sie können zur Erstellung der Buchführung und des Jahresabschlusses – ggf. in Echtzeit – auf die vollständigen E-Rechnungsdaten inklusive rechnungsbegründender Anlagen in Belege online zugreifen. Das E-Rechnungsformat ermöglicht eine bessere Vorbelegung der Rechnung für die Übergabe an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Dies erhöht den Automatisierungsgrad des DATEV Automatisierungsservice Rechnungen. Die Archivierung erfolgt revisionssicher in Belege online in der DATEV-Cloud.
Strukturierte Rechnungsdaten können ohne Medienbruch in die weiteren Rechnungswesenprozesse einfließen. Über DATEV Unternehmen online stehen Mandant und Kanzlei die relevanten Belege und Daten für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. Die strukturierten Daten der E-Rechnung schaffen zugleich zusätzliche Möglichkeiten für die Automatisierung in der Finanzbuchführung.
Ihre Mandanten bei der Umsetzung unterstützen
Sie möchten Ihre Mandanten informieren, das Gespräch vorbereiten oder die nächsten Schritte gemeinsam planen? Im DATEV Unterstützungspaket finden Sie Leitfäden, Kommunikationsvorlagen und weitere praktische Hilfen für die Einführung der E-Rechnung.
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Die technische Seite ist eine Sache, aber die zukünftige Beratung und die Veränderungsprozesse in den Unternehmen sind eine große Chance.
Henning Berger
BHK Berger Heister Kretschmann GmbH
