Microsoft 365 - Ein Thema mit Zukunft
Microsoft legt einen Fokus auf die Weiterentwicklung von Cloud-Lösungen. Auch DATEV entwickelt das eigene Produktportfolio kontinuierlich in die Cloud weiter. Damit unsere Mitglieder auch künftig Microsoft-Produkte und DATEV-Lösungen in einem optimierten Zusammenspiel nutzen können, haben wir uns intensiv damit auseinandergesetzt und den Sachverhalt geprüft.
Praxisgerechte Lösungen mit größtmöglicher Sicherheit
In vielen Kanzleien läuft heute neben der DATEV-Software auch Software unserer Marktplatz-Partner und Software von Drittanbietern. Bei unseren eigenen Lösungen und auch im Zusammenspiel mit den Lösungen unserer Partner legen wir größten Wert auf Sicherheit. Sicherheitsstandards müssen aber auch praktikabel sein und dürfen effiziente Prozesse nicht verhindern. Unser Ansatz lautet daher: Praxistaugliche Lösungen, die den besten möglichen Schutz bieten. Im Hinblick auf die Integration von Microsoft 365 ergeben sich dabei besondere Anforderungen aus dem Datenschutz- und dem Berufsrecht.
Einschätzung von DATEV
Nach eingehender Prüfung schätzt DATEV die Nutzung von Microsoft 365 wie folgt ein:
Der Einsatz von Microsoft 365 ist für Angehörige steuerberatender Berufe und die damit einhergehende Auftragsverarbeitung von personenbezogenen und dem Berufsgeheimnis unterliegender Daten unter bestimmten Voraussetzungen grundsätzlich möglich. Es obliegt allerdings den Anwenderinnen und Anwendern, auf Grundlage der von Microsoft bereitgestellten Informationen zu dokumentieren, dass sämtliche Anforderungen der DS-GVO dabei eingehalten werden.
Um ihrer Rechenschaftspflicht aus Art. 5 Abs. 2 DS-GVO nachzukommen, sollten Sie die Nutzung von Microsoft 365 inklusive der technischen, organisatorischen sowie vertraglichen Maßnahmen zur Risikoreduzierung sorgfältig dokumentieren. Außerdem ist die Einhaltung der Anforderungen aus der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht unerlässlich. Hierzu gehört vor allem der Abschluss einer Verschwiegenheitsvereinbarung unter Belehrung der strafrechtlichen Folgen bei einem Verstoß. Eine solche Vereinbarung wird von Microsoft bereitgestellt.
Hier die Detailinformationen der ausführlichen Stellungnahme, die keine Rechtsberatung darstellt.
DATEV selbst reduziert mögliche Risiken bei der eigenen Nutzung von Cloud-Diensten unter anderem durch vertragliche, technische und organisatorische Maßnahmen. Zum Beispiel durch eine Daten-Verschlüsselung, wo es möglich ist, und durch die Nutzung europäischer Rechenzentren.
Wir helfen Ihnen gern dabei, Microsoft 365 richtig zu nutzen - mit Informationen, Beratungen und Schulungen.
Microsoft Outlook new wird nicht von DATEV-Programmen unterstützt
Microsoft plant die Umstellung des bisherigen Outlook classic auf das neue Microsoft Outlook chargenweise ab 06.01.2025, zunächst für alle Kunden mit Microsoft 365 mit Business-Plänen. Kunden mit MS Office 2016, 2019 und Office LTSC Versionen sind nicht betroffen.
