Was auf den ersten Blick aussieht wie effiziente Kommunikation, stellt sich bei genauerer Betrachtung als relevanter Belastungsfaktor heraus: eine Informationsflut, die nach Einschätzung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin Wohlbefinden, Leistungsfähigkeit und Gesundheit beeinträchtigen kann.

Thomas Lang, Steuerberater im oberfränkischen Selb, kennt dieses Gefühl nur zu gut. Seit einigen Jahren beschäftigt er sich intensiv mit dem Thema künstliche Intelligenz (KI), weshalb er permanent zahlreiche Newsletter, YouTube-Kanäle, Podcasts und andere Medien beobachtet: „Man hat ständig das Gefühl, nie alle Informationen und damit Grundlagen für eine Entscheidung zu haben“, sagt er. „Diese Unsicherheit ist bedrückend und belastend zugleich.“ Die Informationsflut vergleicht er mit einer realen Flut, „wo das Wasser allmählich ansteigt und man irgendwann merkt, dass es einem bis zum Hals steht“.

Doch was ist das für ein mentaler Prozess, der uns buchstäblich das Gefühl gibt zu versinken? Überforderung nennt Steuerberater Lang es bewusst nicht, auch Angst ist aus seiner Sicht nicht das richtige Wort. „Respekt und Bewusstsein trifft es besser.“

Die Hirnforschung hat ein ziemlich klares Bild davon, was der informationelle Dauerstress mit uns macht – und auch Strategien entwickelt, wie wir ihm begegnen können. Denn was im Alltag wie eine Art Dauerrauschen wirkt, folgt festen Gesetzmäßigkeiten in unserem Gehirn. Es ist gezwungen, die eingehenden Impulse zu filtern, da es sie nicht alle parallel verarbeiten kann. „Wir sind nicht dafür gemacht, so viele Informationsströme gleichzeitig zu überwachen“, sagt Prof. Dr. Nicolas Rohleder, Inhaber des Lehrstuhls für Gesundheitspsychologie an der Universität Erlangen-Nürnberg. „Es kostet unseren Körper unglaublich viel Energie, diese Filterung zu betreiben.“ 

Wie sensibel diese Mechanismen reagieren, zeigt das sogenannte Cocktailparty-Phänomen: Selbst, wenn wir uns auf eine bestimmte Tätigkeit konzentrieren, lauschen unsere Sinne stets im Hintergrund mit und bleiben auf Empfang. Erklingt irgendwo ein ungewohntes Geräusch oder hört man – etwa auf einer Feier – jemanden den eigenen Namen sagen, lenkt unser Gehirn die Aufmerksamkeit sofort weg von dem, was wir gerade tun, hin zur Quelle des akustischen Reizes. Eine alte Schutzreaktion des Organismus, die uns einst half, Gefahren rechtzeitig zu erkennen. In unserer modernen Welt hingegen raubt sie uns den Fokus und sorgt dafür, dass jeder noch so unwichtige Reiz zu einer Quelle ständiger Ablenkung wird.

Und noch etwas kommt hinzu: Dieses unbewusste Scannen der Umgebung kostet Kraft. Je heftiger unser Wahrnehmungsfilter mit Sinnesreizen konfrontiert wird, desto schneller ermüdet unser Geist; die Genauigkeit unserer Handlungen nimmt ab, Fehler werden wahrscheinlicher.

Aktuelle Untersuchungen zum Multitasking, dem gleichzeitigen Bearbeiten mehrerer Aufgaben, und zu häufigen Unterbrechungen der Tätigkeit zeigen genau diese Effekte: Die Reaktionszeit verlängert sich, die kognitive Belastung steigt, die Präzision dagegen sinkt. 

Kommt zur Reizüberflutung auch noch Stress hinzu, schaltet der Körper in den Alarmmodus: eine Abfolge körperlicher Reaktionen, die Puls und Blutdruck steigen lässt und schließlich das Stresshormon Cortisol aktiviert. Dauerhaft erhöht, kann es die Gesundheit schädigen. Aus arbeitsmedizinischer Sicht steigert eine solche Dauerlage das Risiko für Erschöpfung und andere Beschwerden – nicht in jedem Einzelfall, aber als statistische Tendenz. Und die sei ernst zu nehmen, sagt Nicolas Rohleder. Die psychologische Forschung im Kontext von digitalem Stress am Arbeitsplatz zeigt: Informationsüberlastung und die Angst, etwas zu verpassen, gehen mit höherem Erschöpfungsrisiko und schlechterem Wohlbefinden einher. 

Wichtig sei jedoch die Einordnung, dass dies kein persönlicher Charakterfehler sei, so Rohleder. Eine wichtige Erkenntnis auf der Suche nach einem Ausweg aus der Überlastungssituation sei zu „akzeptieren, dass man bestimmte menschliche Eigenschaften hat und manches einfach gar nicht kann“. Weg vom Selbstvorwurf, hin zu strukturierten Lösungen.

Übersetzt in den Arbeitsalltag von Steuerberatungskanzleien bedeutet das: die eigene Situation zu reflektieren, eine Haltung dazu zu entwickeln und diese transparent zu machen. „Es gehört für mich zu einer kompetenten Beratung, Unwägbarkeiten und Risiken mit den Mandanten offen zu kommunizieren und deren Auswirkungen aufzuzeigen“, sagt Steuerberater Thomas Lang. So wie in der Gesetzgebung: „Da gibt es Punkte, über die man nicht hinweggehen kann, und andere, die Spielraum lassen.“

Um einen Ausweg aus der mentalen Überlastung zu finden, hilft es, das gewohnte Reiz-Reaktionsschema zu durchbrechen. Also nicht weiterhin zu versuchen, immer mehr zu schaffen, sondern anders mit den einströmenden Reizen umzugehen und sie zu ordnen. Nach konzentrierten Phasen ist es ratsam, kleine Pausen einzulegen, jede Arbeitseinheit und jeden Fall mit einem bewussten Moment der Sammlung zu beginnen – zum Beispiel mit tiefem Durchatmen und dem klaren Gedanken: „Was steht jetzt an?“ So schließt sich eine Art innerer Tür zwischen der Außenwelt und der bevorstehenden Aufgabe; das erleichtert es dem Gehirn zu sortieren.

Ein zweiter Hebel liegt in der Veränderung der eigenen Verhaltenskultur. „Eigentlich ist das Hauptproblem die Informationssucht, die wir haben“, sagt Gesundheitspsychologe Rohleder. Der ständige Griff zum Handy, das Bedürfnis, sofort auf alles zu reagieren, die Gewohnheit, immer noch eine weitere Nachricht zu prüfen: Die Suche nach dem ständigen Informationskick kann man bewusst „entlernen“. Nur klappt das in der Regel nicht über Nacht. Doch man kann seine unterbewussten Routinen unterbrechen – mit klaren Regeln, wann welche Kanäle offen sind und wann nicht.

Gegen das Verzetteln hilft Thomas Lang ein einfaches Prinzip: „Meine Frage lautet: Gibt es Perfektion wirklich? Aus meiner Erfahrung lähmt einen schon das Streben danach.“ Er leitet daraus die einfache Formel ab: „Perfektion bedeutet Zeitlupe.“ Lang orientiert sich im Alltag am Pareto-Prinzip, wonach 20 Prozent des Aufwands für 80 Prozent des Ergebnisses verantwortlich sind. Anders gesagt: 20 Prozent der Mandanten machen 80 Prozent des Umsatzes aus, oder 20 Prozent der Mandanten sind für 80 Prozent des Ärgers verantwortlich. „Das Wesentlichkeitsprinzip ist mir in Fleisch und Blut übergegangen. Ich prüfe automatisch, welche Relevanz ein Sachverhalt wirklich hat.“ Das, sagt er, helfe enorm, Grenzen zu ziehen.

Ordnung entsteht, wenn Informationen einem festen Weg folgen, vom Eingang über die Bewertung bis zur Bearbeitung. Trifft beispielsweise eine neue Vorgabe aus dem Bundesgesetzblatt ein, prüft zuerst die dafür zuständige Stelle die Relevanz für die eigenen Mandate. Danach werden Aufgaben eindeutig zugewiesen: Wer bewertet die Auswirkungen? Wer bereitet Mandanteninformationen auf? Wer pflegt die Checklisten? Für jeden Schritt wird der Kommunikationskanal festgelegt und wann und wie er genutzt wird. So bleibt die Aufmerksamkeit dort, wo sie gebraucht wird, und das Team arbeitet in ruhigen, klaren Bahnen.

In Langs Kanzlei gibt es feste fachliche Ansprechpartner für alle Steuerarten, Tools und Schnittstellen. Zusätzlich arbeiten thematische Labs zu Bereichen wie künstlicher Intelligenz, Datenanalyse oder Nachhaltigkeit. Wissen zirkuliert dort gezielt, statt nach dem Gießkannenprinzip alle gleichzeitig zu erreichen.

Die digitale Ordnung der Kanzlei folgt derselben Logik: so wenige Kanäle wie möglich, so viel Standardisierung wie nötig. Langs Priorisierung funktioniert nach dem Prinzip „DATEV first“: Wo immer möglich, wird DATEV-Software eingesetzt, das reduziert Medienbrüche und sorgt für einen reibungslosen Datenfluss. Andere Tools werden mit den DATEV-Anwendungen kombiniert. Ein kleines Beispiel mit großer Wirkung ist die digitale Erfassung handschriftlicher Notizen mithilfe eines Eingabestifts: So entstehen Notizen dort, wo sie gebraucht werden; das lästige Einscannen von Papier entfällt. Das spart viele Handgriffe – und lenkt die Aufmerksamkeit auf die wesentlichen Dinge. „Microsoft OneNote ist seit 2019 ein fester Bestandteil unserer Arbeit. Das Einscannen handschriftlicher Notizen ist für mich ein überflüssiger Arbeitsschritt“, sagt Lang. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin empfiehlt genau solche Maßnahmen: Informationsflüsse auf Organisationsebene zu gestalten, statt nur individuelles Verhalten zu verändern.

Wo Kommunikationsströme geordnet sind und bewusst gesteuert werden, steigt die Zufriedenheit. Beschäftigte berichten in Studien über mehr Gelassenheit und weniger Erschöpfung, wenn die Zahl der Arbeitsunterbrechungen sinkt. Umgekehrt führen digitale Dauerreize und die Angst, etwas zu verpassen, zu Erschöpfung und schlechterer psychischer Gesundheit.

Wenn Augen und Ohren weniger Alarme abwehren müssen, bleibt mehr Raum für das Wesentliche und mehr Kapazität für das, was zählt: den fachlichen Blick. Informationsflüsse lassen sich zwar nicht gänzlich abstellen, aber sie lassen sich lenken. Entscheidend ist eine Haltung, die Druck herausnimmt: Akzeptieren, dass Entscheidungen nie auf Basis vollständiger Information getroffen werden, man aber dennoch verantwortungsvoll handeln kann. „Zu dem Zeitpunkt, an dem man eine Entscheidung trifft, ist sie aus der eigenen Sicht richtig. Wenn sie sich später als falsch erweist, nehme ich das als Erfahrung an und leite Maßnahmen ein“, sagt Steuerberater Lang. „Je mehr Entscheidungen ich treffe, desto mehr Erfahrungen sammle ich – und desto besser werden meine Entscheidungen.“

Die wissenschaftliche Forschung bestätigt die positive Wirkung von mehr Ruhe in den Kommunikationskanälen: Ständiges Umschalten sowie das permanente „Mithören“ im Hintergrund kosten spürbar Energie. Wer dagegen störende Reize bewusst filtert, schützt Energie und Gesundheit. Der professionelle Umgang mit Information, sagt Professor Rohleder, werde „100-prozentig zur Schlüsselkompetenz unserer Zeit.“

Für Kanzleien heißt das: weg vom Reiz-Reflex-Schema, hin zur souveränen Auswahl relevanter Fakten. Risiken und Unwägbarkeiten werden offen angesprochen, Prioritäten geklärt, Entscheidungen bewusst getragen. „Das Wichtigste ist, dass jeder seinen Weg findet“, sagt Lang. „Lieber früher als zu spät loslegen – und offen sagen, wenn eine Entscheidung angepasst werden sollte.“ Ein gutes Motto aus seiner Sicht: „Erfolg ist Tun.“ So entsteht das, worauf es in einer überlauten Informationswelt ankommt: klare Wahrnehmung, verlässliche Entscheidungen – und ein kühler Kopf.