Lohnabrechnung selber machen: So geht’s

Obwohl der Aufbau einer Gehaltsabrechnung je nach eingesetzter Software unterschiedlich sein kann, nehmen Sie stets die gleichen Schritte vor, um eine Lohnabrechnung zu erstellen. Denn die grundsätzlichen Angaben, die jede Abrechnung enthalten muss, bleiben immer gleich. Auch der Ablauf, wie Sie vom Bruttogehalt zum Auszahlungsbetrag kommen, bleibt identisch, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen:

Drei Schritte zur Lohnabrechnung:

1. Allgemeine Angaben Arbeitnehmerin und Arbeitnehmer

Um eine korrekte Lohnabrechnung zu erstellen, sind einige Mindestangaben zu den jeweiligen Mitarbeitenden und Arbeitgebenden erforderlich. Dazu gehören Folgende:

  • Jedes Unternehmen ist verpflichtet, bestimmte Angaben zu Arbeitnehmenden zu erfassen. Unverzichtbar sind z. B. Name, Anschrift und Geburtsdatum, Versicherungsnummer, Krankenkasse und deren Beitragssatz, das Eintrittsdatum in den Betrieb sowie Steuermerkmale wie die Steuerklasse, eventuelle Freibeträge, Kirchenzugehörigkeit, etc. Zusätzlich können Sie auch Angaben zu den vereinbarten Urlaubstagen und dem Resturlaub, Fehlzeiten oder Wochenarbeitsstunden machen, allerdings sind diese nicht verpflichtend.
  • Zu den zwingenden Mindestvorgaben der Entgeltbescheinigungsverordnung gehört auch das Verarbeitungskennzeichen (VKZ). Dieses erlaubt die eindeutige Zuordnung der einzelnen Abrechnungen. Bitte beachten Sie, dass eine Nachberechnung des Lohnes/Gehaltes für einen Abrechnungszeitraum mit dem VKZ der Hauptabrechnung versehen sein muss.
  • Name und Anschrift des Arbeitgebers sind ebenfalls anzugeben.

2. Beiträge der Lohnabrechnung erstellen

Im nächsten Schritt bestimmen Sie die einzelnen Beträge. Auch dabei ist der grundsätzliche Aufbau einer Gehaltsabrechnung beim Gehaltsabrechnung berechnen durch die Pflichtangaben immer gleichbleibend.

  • Zuerst ermitteln Sie den gesamten Bruttolohn, der aus dem Stundenlohn für die geleistete Arbeitszeit und eventuellen Zulagen wie Nacht- oder Feiertagszuschlägen oder Urlaubsgeld besteht.
  • Dann erfolgt die Festlegung des Steuer-Bruttos und der Abzüge für Lohnsteuer und gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.
  • Vom Sozialversicherungs-Brutto ausgehend berechnen Sie dann die Beiträge zur Kranken- Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
  • Nach Abzug aller Beträge ergibt sich der Nettolohn.
  • Prüfen Sie nun, ob sich dieser Wert noch durch Netto-Abzüge wie z. B. Beträge zur Vermögensbildung, Raten für ein Arbeitgeberdarlehen, eine Gehaltspfändung oder ähnliches verringert.
  • Zum Abschluss steht der Auszahlungsbetrag fest, den Sie an den jeweiligen Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin überweisen.

3. Weitere Angaben, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen

Unter den allgemeinen Angaben und den Berechnungen befinden sich noch weitere Informationen auf der Lohnabrechnung. Dazu gehören:

  • Die Kontoverbindung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers mit dem Konto, auf das der Auszahlungsbetrag überwiesen wird.
  • Angaben über die Summe, die der Arbeitgeber als seinen Anteil zu den Sozialversicherungsbeiträgen beisteuert.
  • Eine Legende, die die Abkürzungen in der Lohnabrechnung erläutert. Diese darf niemals fehlen oder unleserlich gemacht werden.
  • Ein Hinweis darauf, dass Angaben und Aufbau der Gehaltsabrechnung den Vorgaben des § 103 der Gewerbeordnung (GewO) entsprechen.

Die wichtigsten Punkte zur Lohnabrechnung:

  • Ermittlung des Bruttoverdienstes
  • Berechnung des Steuer-Bruttos und der steuerlichen Abzüge
  • Festlegung des Sozialversicherungs-Bruttos und der entsprechenden Abgaben
  • Nettolohn feststellen
  • Abzüge und Zuschläge berechnen
  • Auszahlungs- und Überweisungsbetrag
  • Elektronische Meldung der Lohnsteuer an das Finanzamt und der Sozialversicherungsabgaben an die Krankenkasse sowie Überweisung/Einziehung der entsprechenden Beträge
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Leistungsstarke Lösungen zur Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Die Tools der DATEV unterstützen Sie effektiv dabei, korrekt jede Lohnabrechnung selber zu machen. Je nach Angebot beinhalten die Programme die aktuellen Tariflöhne der verschiedensten Branchen und erkennen Sonderfälle wie z. B. die Abrechnung von Heuer (bei Seeleuten) und bieten die korrekte Lösung an.

Auch bei komplizierteren Sachverhalten wie z. B. Altersteilzeit oder betrieblicher Altersvorsorge unterstützen Sie die Apps, Online-Anwendungen und Programme der DATEV zuverlässig und leicht verständlich.

DATEV Tools zur Lohnabrechnung

Wie ist eine Lohnabrechnung zu erstellen?

Die Gewerbeordnung (GewO) schreibt die „Textform“ vor, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen.

Das bedeutet nicht, dass Sie die Abrechnung unbedingt auf Papier ausdrucken und den Mitarbeitern übergeben oder zusenden müssen. Mit Programmen für die Lohnabrechnung wie denen der DATEV machen Sie oder Ihr Steuerberater Ihren Angestellten oder Arbeitern die Dokumente problemlos online zugänglich und halten automatisch alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen ein.

Das Bürgerliche Gesetzbuches erlaubt es, die Schriftform durch ein elektronisches Dokument zu ersetzen, sofern sich aus dem Gesetz keine anderen Vorgaben ergeben.

Das bedeutet: Ihre Mitarbeitenden müssen die Gehaltsabrechnung lesen können. Ob Sie allerdings auf Papier eine Lohnabrechnung erstellen oder die Angaben auf einem Datenträger gespeichert bereithalten, ist Ihre Entscheidung. Wenn Sie mit der DATEV Lohn- und Gehaltsabrechnung arbeiten, die die Mitarbeitenden elektronisch einsehen, auf eigene Speichermedien herunterladen und auf Wunsch selbst ausdrucken, ist dem Gesetz Genüge getan. Dieses Vorgehen bietet auch noch weitere Vorteile. Denn Sie sparen Druck-, Papier und Portokosten sowie Energie und tragen zu einem ressourcenschonenden Umgang mit der Umwelt bei.

Wie ist eine Lohnabrechnung zu erstellen?

  1. Die Gewerbeordnung (GewO) schreibt die „Textform“ vor, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen.

    Das bedeutet nicht, dass Sie die Abrechnung unbedingt auf Papier ausdrucken und den Mitarbeitern übergeben oder zusenden müssen. Mit Programmen für die Lohnabrechnung wie denen der DATEV machen Sie oder Ihr Steuerberater Ihren Angestellten oder Arbeitern die Dokumente problemlos online zugänglich und halten automatisch alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen ein.

  2. Das Bürgerliche Gesetzbuches erlaubt es, die Schriftform durch ein elektronisches Dokument zu ersetzen, sofern sich aus dem Gesetz keine anderen Vorgaben ergeben.

    Das bedeutet: Ihre Mitarbeitenden müssen die Gehaltsabrechnung lesen können. Ob Sie allerdings auf Papier eine Lohnabrechnung erstellen oder die Angaben auf einem Datenträger gespeichert bereithalten, ist Ihre Entscheidung. Wenn Sie mit der DATEV Lohn- und Gehaltsabrechnung arbeiten, die die Mitarbeitenden elektronisch einsehen, auf eigene Speichermedien herunterladen und auf Wunsch selbst ausdrucken, ist dem Gesetz Genüge getan. Dieses Vorgehen bietet auch noch weitere Vorteile. Denn Sie sparen Druck-, Papier und Portokosten sowie Energie und tragen zu einem ressourcenschonenden Umgang mit der Umwelt bei.