Ersetzendes Scannen - Abschied vom Papier

Durch das Ersetzende Scannen soll erreicht werden, dass originale Buchungsbelege beim Mandanten bereits digitalisiert werden und zukünftig nicht mehr zwingend in Papier aufzubewahren sind.

Das senkt Kosten und Zeitaufwand: Durch den neuen Prozessablauf wird weniger Platz für die Archivierung benötigt und die Bearbeitungsdauer wird zudem gesenkt. Für die Durchführung des Ersetzenden Scannens im Unternehmen ist eine individuelle Verfahrensdokumentation dringend anzuraten.

Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) haben gemeinsam eine "Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege" erstellt. Eine ordnungsgemäße Dokumentation sorgt für erhöhte Rechtssicherheit und eine strukturierte Vorgehensweise bei der Einführung des Ersetzenden Scannens.

Durch die Neufassung der GoBD in 2019 gibt es auch Erleichterungen beim Ersetzenden Scannen. So ist z. B. Mobiles Scannen nun zulässig. Mobile Aufzeichnungen (z. B. mittels Handykamera) können die GoBD-Anforderungen erfüllen und eine mobile Erfassung im Ausland (z. B. Reisekostenbelege) ist möglich.

DATEV unterstützt Sie bei der erstmaligen Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation.

Die Mandanten-Info-Broschüre erklärt den Verfahrensablauf sowie den Nutzen und die Vorteile einer Digitalisierung von Belegen.

Bei Beachtung der Dokumentationsvorgaben kann durch eine erhöhte Rechtssicherheit des Verfahrens die Aufbewahrung von Papierbelegen reduziert werden oder sogar entfallen.

Musteranschreiben

Die Broschüren können kostengünstig im C5-Umschlag versendet werden. Des Weiteren haben wir für Sie ein Musteranschreiben im Microsoft Word®-Format vorbereitet, das Sie sich hier herunterladen können.