Was ist eine digitale Personalakte
Während Sie bei der klassischen Personalakte alle Unterlagen, die einen Mitarbeiter betreffen, in einer Aktenmappe sammeln, fassen Sie bei einer digitalen Personalakte alle diese Informationen in einer entsprechenden Datei zusammen. Dabei müssen Sie nicht selbst Vorlagen erstellen, um die Daten zu erfassen. Nutzen Sie die elektronische Personalakte von DATEV und profitieren Sie je nach gewählter HR-Softwarelösung z. B. von folgenden Vorteilen:
- Die Einführung digitaler Workflows spart Zeit und Ressourcen.
- Die automatisierte Dokumentenerstellung und Dokumentenablage reduzieren den Aufwand für Routinetätigkeiten und schaffen Raum für strategisches HR-Management, das in Zeiten des Fachkräftemangels einen immer höheren Stellenwert einnimmt.
- Sie profitieren von Optionen zur übersichtlichen Verwaltung von Arbeitsmitteln und Verträgen.
- Die einfache digitale Erfassung von Urlaubs- und Fehltagen sorgt für Übersicht und schafft eine sichere Datengrundlage für das Controlling.
- Die digitale Personalakte von DATEV bietet eine umfangreiche Datenbasis für personalwirtschaftliche Auswertungen.
- Erfahren Sie mit nur einem Klick, in welchen Bereichen die Fluktuation besonders niedrig oder der Krankenstand außergewöhnlich hoch ist, um Stärken und Schwächen in der Personalführung zu erkennen.
- Die digitale Personalakte als App ermöglicht es, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus der Personalabteilung auch im Homeoffice unkompliziert Zugriff auf alle Dokumente erhalten.
- Achten Sie auf eine gute Verschlüsselung und Server, die in Europa beheimatet sind.
- Binden Sie Ihre Angestellten mit ein und ermöglichen Sie Ihnen, durch einen eingeschränkten Zugriff auf die eigene digitale Personalakte Daten einzusehen und Änderungen an den Stammdaten selbst zu aktualisieren.
Selbstverständlich ist der Datenaustausch mit weiteren Komponenten wie DATEV Payroll für die digitale Lohnabrechnung sowie mit kompatibler Software von Drittanbietern möglich.
Funktionen wie die digitale Arbeitszeiterfassung, Dashboard und Checklisten oder die Option, Stellenausschreibungen zu schalten, gehören zu den weiteren Pluspunkten einer leistungsstarken Lösung für die digitale Personalakte.
Lernen Sie jetzt das DATEV Personal-Managmentsystem classic kennen und finden Sie das Angebot, das zu Ihrem Unternehmen passt.
Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Außer im öffentlichen Dienst nach beamtenrechtlichen Vorschriften besteht für Arbeitgeber keine Pflicht, eine Personalakte zu führen. Das gilt für die klassische Version in Papierform wie für eine digitale Personalakte. Dennoch sind Sie aus den verschiedensten Gründen gezwungen, Unterlagen über jeden einzelnen Beschäftigten zu sammeln. Es fällt unter anderem Folgendes an:
- (Digitale) Lohnabrechnungen
- Unterlagen zum Mutterschutz
- Erfasste Arbeitszeiten
- Sozialversicherungsnachweise
- Nachweise über die abgeführte Lohnsteuer
- Zusätzliche Vereinbarungen wie z. B. ein Dienstwagen zur privaten Nutzung
Selbstverständlich können Sie diese und viele weitere Informationen über Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ohne eine Personalakte ablegen, indem Sie z. B. die Lohnabrechnungen hier und die Sozialversicherungsnachweise dort in physischen oder digitalen Ordnern ablegen. Bewährt haben sich solche Systeme in der Praxis allerdings selten.
Daher entscheiden sich die nahezu 100 Prozent aller Unternehmen dazu, Personalakten zu führen. Da Sie dort sehr sensible persönliche Daten der Angestellten sammeln, sind die Anforderungen an den Datenschutz hoch. Lässt sich dieser bei Akten in Ordnern über abschließbare Aktenschränke und die Benennung der zur Einsicht befugten Mitarbeiter gewährleisten, sieht das digital und online gleich ganz anders aus. Wir empfehlen daher, eine professionelle Lösung wie Personal-Managementsystem classic von DATEV zu nutzen. Hier erhalten Sie für Ihre digitale Personalakte eine Struktur, die sich bewährt hat, und Sie haben die Gewissheit, dass alle datenschutzrechtlichen Aspekte berücksichtigt werden.
Was gehört alles in eine digitale Personalakte?
Eine Definition für die Personalakte gibt es nur für den öffentlichen Dienst. So besagt § 106 des Bundesbeamtengesetzes (BBG), dass „für jeden Beamten eine Personalakte zu führen ist“, und dass dort alle Dokumente gesammelt werden, „soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen.“ § 107 regelt dann, wer und in welchem Umfang Zugang zu diesen sensiblen Daten hat. Das Bundesarbeitsgericht definiert die klassische und auch die elektronische Personalakte ähnlich. Es führt in einem Urteil vom 19. Juli 2012 (Az. 2 AZR 782/11) aus, dass es sich um „eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen“, handelt.
Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?
Die Umstellung auf die digitale Personalakte sorgt nicht nur für einen geringeren Papierverbrauch und über das Internet jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriff auf die Dokumente. Ihr Unternehmen oder Ihre Mandanten profitieren von weiteren Pluspunkten.
- Dank der zentralen Ablage und des örtlich unabhängigen Zugriffs haben alle involvierten Mitarbeiter jederzeit den gleichen Informationsstand.
- Die übersichtlich strukturierten Dokumente und Suchfunktionen erleichtern die tägliche Arbeit.
- Der Verbrauch von Toner und Papier sinkt und Sie benötigen weniger Stauraum für die Papierablage.
- Sie verbessern den Datenschutz, indem Sie den Zugriff der berechtigten Nutzer auf die erforderlichen Dokumente beschränken können. Es liegen keine offenen Akten auf Schreibtischen und es kursieren keine Kopien von Bewerbungsunterlagen im Unternehmen.
- Die Suchzeit, um bestimmte Unterlagen zu finden, wird mit der digitalen Personalakte deutlich reduziert.
- Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Personalabteilung haben einen großen Einfluss auf die Unternehmenskultur. Mit der digitalen Personalakte dienen sie als Vorbild für das Vorantreiben der Digitalisierung in anderen Abteilungen.
- Digitale Personalakten sind die Basis für einen effektiven und transparenten Bewerbungsprozess, bei dem viele Abläufe standardisiert und automatisiert werden können. Führen Sie dazu noch die elektronische Signatur (Link zum Text Elektronische Unterschrift einrichten möglich) ein, schließen Sie den gesamten Prozess digital ab und überzeugen auch junge Talente von Ihrem Unternehmen.
- Die digitale Personalakte spart Zeit. So können sich die Personaler und Personalerinnen auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und an der Mitarbeiterbindung und Mitarbeitergewinnung arbeiten. Durch den Fachkräftemangel ist der Aufwand hier deutlich gestiegen.
- Mit einer professionellen digitalen Personalakte erfüllen Sie alle Anforderungen an die revisionssichere Archivierung gemäß der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des Bundesministeriums für Finanzen.
Digitale Personalakte: Kosten senken leicht gemacht
Natürlich kostet die digitale Personalakte auch Geld. Sie benötigen eine passende Software, die IT-Ausstattung und müssen die Papierdokumente in die elektronische Form überführen. Auch nach der Einrichtung verursacht es Kosten, die digitale Personalakte zu nutzen. Im Gegenzug sparen Sie Papier und Toner, abschließbare Aktenschränke, Hängeregister und Mappen sowie viele Quadratmeter Büro- und Archivfläche. Insbesondere Letzteres zahlt sich aus. Denn neuer Speicherplatz für Server oder in der Cloud kostet weniger als Miete oder Kaufpreis für entsprechende physische Räumlichkeiten.
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FAQ zur digitalen Personalakte: Was ist zu beachten?
Ist es kompliziert, die digitale Personalakte zu integrieren?
Selbstverständlich bedeutet es einen gewissen Aufwand, von einem papiergebundenen System auf eine digitale Lösung zu wechseln. Wenn Sie bereits DATEV Software für die Mitarbeiterverwaltung oder die Lohnabrechnung nutzen, fällt die Erweiterung auf die digitale Personalakte besonders leicht. Die Umstellung nehmen Sie schrittweise vor, dabei sorgen die Strukturen, anhand derer Sie die Integration vornehmen, von vornherein dafür, dass Probleme erst gar nicht entstehen. Außerdem stehen Ihnen der Kundensupport und der Installationsservice online mit Rat und Tat zur Seite.
Muss die Belegschaft der Umstellung auf die digitale Personalakte zustimmen?
Nein, Sie dürfen die digitale Personalakte ohne Zustimmung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einführen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt fest, dass Mitarbeiterdaten nur erhoben, gespeichert und verarbeitet werden dürfen, wenn die Betroffenen dem zugestimmt haben oder es durch eine andere Rechtsgrundlage bestimmt wird. Bei den Mitarbeiterstammdaten greift das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das die Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, erlaubt. Trotzdem ist es empfehlenswert, die Belegschaft frühzeitig zu informieren und in den Prozess einzubinden, um für Akzeptanz zu sorgen.
Digitale Personalakte und Betriebsrat: Muss er zustimmen?
Hier kommt es auf den Einzelfall an, denn je nach gewählter Software und deren Einstellung kann ein Mitbestimmungsrecht gegeben sein. Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) muss der Betriebsrat zustimmen, wenn technische Einrichtungen die Möglichkeit bieten, das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu überwachen. Eine elektronische Personalakte dient zwar nicht diesem Zwecke, aber die Software eröffnet häufig Überwachungsmöglichkeiten. Daher ist es sehr empfehlenswert, vor der Einführung einer digitalen Personalakte den Betriebsrat einzubinden und eine Betriebsvereinbarung zu schließen.
Muss der Betriebsrat permanente Einsichtmöglichkeiten in die digitale Personalakte erhalten?
Der Betriebsrat hat kein gesetzliches Recht, die digitale Personalakte von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen eines Unternehmens einzusehen. Sein Mitbestimmungsrecht sollte daher nicht als permanenter Zugriff auf die digitale Personalakte umgesetzt werden. Eine solche Regelung in einer Betriebsvereinbarung sah das Landesarbeitsgericht Düsseldorf in einem Beschluss vom 23.06.2020 (Az: 3 TaBV 65/19; vorher verhandelt am Arbeitsgericht Düsseldorf, Beschluss vom 10.10.2019, Az: 16 BV 114/18) als unangemessenen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Belegschaft an. Möchte der Betriebsrat eine digitale Personalakte einsehen, holen Sie vorher die Zustimmung des Betroffenen ein. Er muss entscheiden, welchen Personen er seine persönlichen Daten zugänglich machen möchte.
Digitale Personalakte: Ab wann Pflicht zur Führung?
Im Jahr 2020 hat der Gesetzgeber festgelegt, dass ab dem 01. Januar 2022 Entgeltunterlagen ausschließlich in elektronischer Form zu führen sind. Damit ist die digitale Personalakte zwar nicht zur Pflicht geworden und auch Lohnabrechnungen dürfen den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen noch in Papierform zugestellt werden, trotzdem schreitet die Digitalisierung unaufhaltsam voran. Denn die Gehaltsdaten sind Teil der Personalakte. Daher bietet es sich an, sich spätestens jetzt von der Papierakte zu verabschieden. Denn Papier und digital nebeneinander sind noch aufwendiger, unübersichtlicher und unwirtschaftlicher als physische Aktenmappen im Registerschrank.
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