Fragen und Antworten zur Umstellung auf die neue Version von DATEV Belege online

Der Funktionsumfang der neuen Version von DATEV Belege online wird sukzessive erweitert. Wir informieren Sie über die gängigen Medien und Kanäle. Voraussichtlich ab Ende Q3/2026 können Sie das Zahlen von Belegen in Kombination mit der neuen Version Belege online nutzen. Modernisierte Kontoumsatzprozesse in DATEV Bank online können Sie bei neuen Mandaten oder nach der Umstellung mit der ersten Freigabeversion dazu buchen.

Die Funktionen aus dem Profil Erweitert werden voraussichtlich ab Q3/2027 freigegeben.

Zentraler Treiber der Umstellung auf die neue Version von Belege online ist die Sicherstellung der Betriebsstabilität. Aus diesem Grund führen wir die neue Version ein.

Der Startpunkt im Bearbeitungsprofil Standard ist dabei bewusst gewählt: Der überwiegende Teil der Belege online-Anwender - rund 70 % unserer Kunden - arbeitet heute in dieser Bearbeitungsform. Genau hier liegt der größte Hebel, um zügig eine stabile technische Basis für den Massenbetrieb zu schaffen und gleichzeitig die Systemkomplexität deutlich zu reduzieren.

Unser Fokus liegt damit klar darauf, Stabilität dort zu schaffen, wo sie für die meisten Anwender relevant ist.

Nein, eine Synchronisation der Geschäftspartner zwischen der neuen Version von DATEV Belege online und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen findet nicht statt.

Sie können über das Archiv in der neuen Version von DATEV Belege online lesend auf die alten Belege zugreifen. Die Verknüpfung zwischen Buchungssatz und Beleg bleibt nach der Umstellung weiterhin bestehen.

Nein, die Volltextsuche funktioniert nicht im Archiv.

Wir zeigen Ihnen alle Bestände im DATEV Umstellungscockpit an, die für eine Umstellung grundsätzlich geeignet sind.
Zusätzlich führen wir vorab eine Prüfung anhand der Ausschlusskriterien durch. Damit erhalten Sie frühzeitig eine verlässliche Einschätzung, welche Bestände tatsächlich umgestellt werden können.

Ja. Im DATEV Umstellungscockpit können Sie mehrere Bestände auf einmal umstellen.

Nein, nach einer erfolgreich durchgeführten Umstellung ist eine Rückkehr zur alten Version von DATEV Belege online nicht mehr möglich.

DATEV prüft alle Bestände im Vorfeld der Umstellung. Bestände, die für die Umstellung geeignet sind, werden von DATEV gezielt einer Umstellercharge zugeordnet. Diese umstellbaren Bestände werden transparent im DATEV Umstellungscockpit angezeigt. Stellen Sie diese Bestände schnellstmöglich um, um die Betriebsstabilität zu sichern und von den Vorteilen der neuen Version von DATEV Belege online zu profitieren.
Wichtig: Solange ein Bestand noch keiner Umstellercharge zugeordnet ist, können Sie für diesen die bisherige Version von DATEV Belege online weiterhin nutzen.

Die Umstellung erfolgt durch die Kanzlei. 

Die Bereitstellung von Belegen über alle gängigen Module in DATEV Unternehmen online (DATEV E-Rechnungspostfach, DATEV Upload Mail, usw.) steht auch in der neuen Version DATEV Belege online zur Verfügung. 

Im DATEV Umstellungscockpit wird der Kanzlei angezeigt, welche Bestände für die Umstellung geeignet sind. Das DATEV Umstellungscockpit führt Schritt für Schritt durch die Umstellung. 

Bei der Neuanlage eines Bestands wird die neue Version von DATEV Belege online direkt im Anlagedialog berücksichtigt. Die Profilauswahl wurde dabei so gestaltet, dass Anwender bereits bei der Neuanlage erkennen können, welches Profil für ihren Anwendungsfall geeignet ist. Ein integrierter Hilfe‑Bot unterstützt zusätzlich bei der Auswahl.

Ihre Mandantin / Ihr Mandant wird nach der Umstellung beim erstmaligen Öffnen von DATEV Belege online über die neue Version informiert.

Im Zuge der Umstellung auf die neue Version von DATEV Belege online erfolgt keine Preisänderung.

Das Heften (wie bisher) wird es in der neuen Version von DATEV Belege online nicht geben. Alternativ gibt es die Funktion  Zusammenfügen. Beim bisherigen Heften wurden mehrere Dokumente virtuell zu einer Einheit
zusammengefasst (wie in einer Mappe). Jedes Dokument blieb technisch ein
eigenes Dokument. Mit dem Zusammenfügen werden mehrere Dokumente zu einem einzigen Dokument zusammengeführt. Die Möglichkeit, einem bereits bestehenden Dokument nachträgliche ein anderes Dokument anzuhängen, wird es in einer späteren Ausbaustufe geben.  

Dokumentenablage und DATEV DMS werden ab Q4/2026 sukzessive durch DATEV Kanzleimanagement / DATEV Kanzleimanagement basis abgelöst.

Nein, in der neuen Lösung wird es keine klassische Ablagestruktur geben. Die Arbeit mit Dokumenten orientiert sich mit der neuen Version stärker an Such-, Filter- und Prozessfunktionen - nicht an festen Ordnerstrukturen.

Informationen zum Funktionsumfang erhalten Sie im DATEV Hilfe-Center in folgenden Dokumenten: 

• Programminhalt DATEV Belege online
• Neue Version DATEV Belege online - Einschränkungen in DATEV-Cloud-Lösungen und Funktionen

Derzeit sind in Kombination mit der neuen Version von DATEV Belege online ausschließlich der DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen und der DATEV Buchungsdatenservice nutzbar.
Der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 wird aktuell noch nicht von der neuen Version von DATEV Belege online unterstützt.

Nein, die Auswahl der unterstützten Datenformate im Zusammenspiel mit der neuen Version von DATEV Belege online hat sich verändert. Eine genaue Übersicht kann zum einen vom Vorsystem durch den Endpunkt duo-version abgefragt werden, zum anderen kann dies der jeweiligen Leistungsbeschreibung entnommen werden:

• Leistungsbeschreibung DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen 
• Leistungsbeschreibung DATEV Buchungsdatenservice

Ein erneutes Hochladen eines Belegs mit derselben Beleg‑ID (GUID) ist in die neue Version von DATEV Belege online  grundsätzlich nicht möglich. Sobald eine GUID einmal in der neuen Version verwendet wurde, gilt sie als „verbraucht“. 

Für eine erneute Übertragung muss daher eine neue GUID generiert werden.
Dies ist ausschließlich über das jeweilige Vorsystem anzustoßen.

Da es in der neuen Version keine Ablagestruktur mehr gibt, werden alle Belege in der Belegablage abgelegt. Die Organisation erfolgt über verschiedene Belegstatus, nach denen gezielt gefiltert werden kann.

Werden Belege mit einer Ablagestruktur in die neue Version übertragen, erhalten diese automatisch den Status „Gebucht“. Dies ist insbesondere in Verbindung mit dem DATEV Buchungsdatenservice relevant: So wird sichergestellt, dass für bereits gebuchte Belege weder zusätzlich der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen greift noch diese Belege ein weiteres Mal parallel zum Buchungssatz an das DATEV Rechnungswesen übergeben werden.