Wenn Sonja Höppner über Digitalisierung spricht, klingt es weniger nach Systemen, Datenverarbeitung oder EDV, mehr nach Flugplanung. „Der Weg ist nie zu Ende; du musst laufend den Kurs neu justieren“, sagt sie. Kein Wunder: Sonja Höppner ist nicht nur Steuerberaterin, sie ist auch DATEV-Pilotin, also eine geschulte Expertin, die eine führende Rolle bei der Einführung oder Optimierung von DATEV-Software übernimmt.

Auch das erklärt, warum sie digitale Veränderungen als Normalfall empfindet. Ihren Weg ist sie als Einzelkämpferin gegangen, ohne IT-Abteilung, ohne Projektteam, ohne große Strukturen im Hintergrund. Gerade für Kanzleien, die sich mit der Digitalisierung schwertun, verdeutlicht ihre Geschichte: Es braucht weder einen perfekten Startzeitpunkt noch eine bestimmte Kanzleigröße – entscheidend ist einfach nur die Bereitschaft, anzufangen und dranzubleiben.

Sonja Höppners Kanzlei hat ihren Sitz in Burladingen-Melchingen auf der Schwäbischen Alb. Auf ihrer Website nennt sie sich „Steuerberaterin für Handwerker“ und begründet das pragmatisch: Ihr Mann ist selbstständiger Handwerker, den „Menschenschlag“ kenne sie.

Selbstständig gemacht hat sich die Steuerberaterin im März 2015. Der digitale Schub kam nicht geplant, sondern ergab sich aus dem Alltag: Im Juli 2015 meldete sich der erste Mandant, der vollständig digital arbeitete. Sonja Höppner, ohne jede Erfahrung mit der Digitalisierung, nahm ihn dennoch an. Ein Sprung ins kalte Wasser, der ihr unmittelbar zeigte, „wie viel schneller das geht, wie viel einfacher das ist – für beide Seiten“.

Aus dem Einzelfall wurde eine Strategie: Ab 2016 stellte sie ihre Bestandsmandate nach und nach um; neue Kunden nimmt sie seit Jahren nur noch an, wenn diese digital arbeiten. Wie das aussieht, beschreibt sie anhand des Einkommensteuerprozesses: Belege wandern in DATEV Meine Steuern, die Erklärung entsteht digital, geht als PDF zurück ins Portal, wird dort freigegeben und elektronisch ans Finanzamt übermittelt. Papier wird nur noch an wenigen Schnittstellen benötigt, die noch nicht konsequent mitspielen.

Von wegen zur Zögerlichkeit verdammt

Für viele Kanzleien ist es fast schon ein kultursoziologisches Problem, die eingefleischten Analogfans unter den Mandanten zu überzeugen. Sonja Höppner löst es betriebswirtschaftlich: Wer nicht digital arbeiten will, zahlt eine Digitalisierungspauschale. Ende 2024 schrieb sie alle Mandanten an, die noch nicht DATEV Meine Steuern nutzten. Ergebnis: Weitere 30 Prozent ihrer Einkommensteuermandate wurden digital.Abgewendet hätten sich nur wenige, sagt sie. Dass sie die Umstellung in dieser Konsequenz als Einpersonenkanzlei durchgesetzt hat, widerspricht dem verbreiteten Narrativ, kleine Kanzleien seien strukturell zur Zögerlichkeit verdammt. Und dann räumt Sonja Höppner gleich noch mit dem Klischee auf, Handwerks­betriebe seien schwer zu digitalisieren: „Handwerker arbeiten sehr viel digitaler als Steuerberater.“ Branchenspezifische Software, E-Rechnungen, Schnittstellen: alles längst Alltag. Das Problem, so Sonja Höppner, sitze nicht auf der Baustelle.

Augenhöhe, Ehrlichkeit, Authentizität

Der Steuerberaterin sieht ihre Rolle als „Sparringspartnerin“: Augenhöhe, Ehrlichkeit, Authentizität. Sie weiß, dass Ehrlichkeit Mandate kosten kann. „Ich verliere mehr Mandanten durch Ehrlichkeit als durch die Digitalisierung“, sagt sie. Aber genau daraus entsteht ihr Profil: lieber weniger Mandate, aber dafür solche, die Veränderung aushalten.

Diese Haltung spiegelt sich auch in einigen Produkten, die sie aus ihrer Erfahrung entwickelt hat. Der „Gründerführerschein“ etwa ist ein Videokurs samt Broschüre für Meister, die fachlich top sind, aber bei Versicherungen, Buchhaltungslogik und Steuermechanik im Nebel stochern. Dazu kommt Finanzcoaching: Wer plötzlich 20.000 Euro nachzahlen soll, lernt bei der Kanzleiinhaberin eine simple, zunächst schmerzhaft Routine – feste Prozentsätze der Einnahmen wandern in die Rücklagen. Der „Notfallkoffer“ entstand aus einem Schockmoment: Ein Unternehmer kam vom Joggen nicht mehr zurück. Und niemand in seiner Familie hatte auch nur eine Bankvollmacht.

Dass Sonja Höppner neue Softwarefunktionen früh testet, liegt nicht nur an ihrer Neugier, es hat System. Als DATEV-Pilotanwenderin testet sie Vorabversionen im Livebetrieb, gibt Feedback – und nimmt dabei in Kauf, dass es auch mal etwas holperig läuft. Diese Pilotierung ist bei DATEV genau dafür gedacht: Ein kleiner Anwenderkreis prüft Neuerungen, bevor sie breit ausgerollt werden.

Vielleicht ist der bemerkenswerteste Schritt aber der, der noch kommt: In fünf Jahren möchte Sonja Höppner ihre Kanzlei auf etwa 150 Mandate reduzieren, um mehr Zeit für das Coaching anderer Kanzleien zu haben. Schon heute bietet sie das an – von DATEV Unternehmen online über DATEV Meine Steuern bis zur Prozess- und Automatisierungsberatung. Warum sie das macht? „Für das reine Erstellen von Buchungssätzen wird in fünf Jahren kein Mandant mehr bezahlen.“

Viele in der Branche würden diese Sichtweise unterschreiben, aber nur wenige sprechen sie so offen aus. Dass eine Einzelkämpferin wie Sonja Höppner es tut, macht die Perspektive nur noch relevanter für alle, die fürchten, den Anschluss zu verlieren. Sonja Höppner zeigt, dass es möglich ist, konsequent digital und zugleich praxisnah zu sein. Sie testet, verwirft, verbessert – jeden Tag. Nicht visionär im Ton, dafür verlässlich im Ergebnis.

Die Kanzlei

Die Schwäbische Alb ist geprägt von Handwerksbetrieben. Auf deren besondere Bedürfnisse hat Sonja Höppner ihre Kanzlei in Burladingen-Melchingen zugeschnitten. Den Weg der Digitalisierung ist sie als Einzelkämpferin gegangen – mit großem Erfolg.

Sonja Höppner

hat eine Ausbildung zur Steuerfachangestellten gemacht und sich zur Steuerfachwirtin weitergebildet. 2015 erhielt sie ihre Bestellung zur Steuerberaterin.Informationen zum Coaching unter ­steuerkanzlei-hoeppner.de/coaching