1. Überblick

Was ist DATEV Kanzleimanagement?

Mit DATEV Kanzleimanagement entsteht eine zukunftsfähige Cloud-Lösung, die Kanzleien dabei unterstützt, ihre internen Abläufe auftragsbasiert und damit effizient zu steuern – von der Angebotserstellung über die Organisation der Leistungserstellung bis hin zur Rechnungsstellung mit begleitendem Controlling. Darüber hinaus können Sie Funktionen für das Verwalten von Dokumenten, Aufgaben und Fristen sowie für den internen Nachrichtenaustausch innerhalb der Kanzlei nutzen. Die DATEV Kanzleimanagement-Lösungen ersetzen die heutigen  Eigenorganisationslösungen compact, classic und comfort.

Auch künftig wird es drei Versionen von DATEV Kanzleimanagement geben. DATEV Kanzleimanagement basis, DATEV Kanzleimanagement und DATEV Kanzleimanagement plus. Die ersten beiden Versionen werden voraussichtlich im Oktober 2026 freigegeben. Die Version DATEV Kanzleimanagement plus befindet sich derzeit in der Konzeptionsphase.

Darüber hinaus wird es eine eigene Nachfolgelösung für das heutige DATEV DMS geben. Die Nachfolgelösung von DATEV DMS wird ein wichtiger Baustein zur Beschleunigung der Dokumenten- und Kommunikationsprozesse in der Kanzlei sein und ergänzt die genannten Kanzleimanagement-Lösungen. Die Arbeiten an der DMS-Nachfolgelösung beginnen voraussichtlich im Jahr 2027.

Welche Leistungsstufen gibt es?

Zukünftige DATEV Kanzleimanagement-Lösungen

Die bisherigen Eigenorganisationslösungen werden schrittweise durch drei neue Cloud-Angebote ersetzt. Alle drei Versionen von DATEV Kanzleimanagement basieren auf einer gemeinsamen technischen Plattform, unterscheiden sich jedoch klar in ihrer fachlichen Ausrichtung – vom grundlegenden Einstieg über die integrierte Kanzleiorganisationlösung bis hin zu automatisierten, systemgesteuerten Kanzleiprozessen. Es kann jederzeit unkompliziert auf eine höhere Version erweitert werden.

  • DATEV Kanzleimanagement basis bildet den Einstieg in die neue Cloud-Welt. Die Lösung unterstützt Kanzleien auf dem Weg in die Digitalisierung zentraler Prozesse und legt den Schwerpunkt auf die gesetzeskonforme E-Rechnung.
  • DATEV Kanzleimanagement bietet zentrale Kernfunktionen zur gezielten Kanzleiorganisation. Möglichkeiten zur Zusammenarbeit verbessern die Kanzleiabläufe und Controllingfunktionen sorgen für mehr Transparenz.
  • DATEV Kanzleimanagement plus bietet als Premium-Produkt alle Funktionen zur ganzheitlichen Kanzleisteuerung unterstützt durch Automatismen. Die Lösung bietet Kanzleien mit komplexeren Strukturen erweiterte Funktionen für Controlling, Kapazitätsplanung sowie KI‑gestützte Automatisierung – für mehr Transparenz, Effizienz und eine zukunftssichere Organisation der Kanzlei.

Welche Funktionen bietet DATEV Kanzleimanagement?
 
Mit Inbetriebnahme von DATEV Kanzleimanagement / DATEV Kanzleimanagement basis verändern sich Funktionen und Prozesse im Vergleich zu DATEV Eigenorganisation classic/compact.
 
In folgenden Hilfe-Dokumenten erfahren Sie, welche Funktionen weiterhin verfügbar sind, wo sich Änderungen ergeben und welche weiterführenden Informationen Sie bei Bedarf unterstützen: 
 

Hinweis:  Die Funktion "Termine" wird in DATEV Kanzleimanagement / DATEV Kanzleimanagement basis nicht verfügbar sein. Perspektivisch ist geplant, gesetzlich relevante Termine in den Prozessabläufen der Kanzlei zu visualisieren. Ein konkreter Zeitpunkt für diese Umsetzung steht aktuell noch nicht fest.

Für die Übergangszeit können Datenübermittlungs- und Steuertermine manuell in den Microsoft Outlook-Kalender übernommen werden. Eine Anleitung hierzu finden Sie in folgendem Hilfe-Dokument:
 

2. E-Rechnung

Ist DATEV Kanzleimanagement E-Rechnungsfähig?

Ja. Bereits mit DATEV Kanzleimanagement basis können Sie E-Rechnungen gesetzeskonform erstellen und versenden. Damit sind Sie optimal auf die seit dem 01. Januar 2025 geltenden gesetzlichen  Anforderungen vorbereitet.

3. Einführung & Umstellung

Wie erfolgt die Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement?

Die Umstellung erfolgt in individuellen Umstellungszeiträumen. Alle Anwender erhalten einen individuellen Umstellungszeitraum, der sich an der Nutzung der bisherigen Eigenorganisationslösung und weiteren technischen und organisatorischen Kriterien orientiert.

Auf dieser Basis wird Ihr verbindlicher Umstellungszeitraum ermittelt und sechs Monate im Voraus kommuniziert. Dreh- und Angelpunkt der Umstellung ist das DATEV Umstellungscockpit. Dort finden Sie in jeder Phase – Information, Vorbereitung, Umstellung und Produktivbetrieb – alle Informationen und notwendigen Schritte.

Wie werde ich informiert?

Sie erhalten direkt aus dem DATEV Umstellungscockpit eine DATEV Mitteilung über die Umstellung, aber auch zusätzliche Information per Post oder E-Mail über den gesamten Umstellungsprozess hinweg. 

Werden meine Daten übernommen?

Im Rahmen der Umstellung unterstützen die Umstellungsassistenten des DATEV Kanzleimanagement dabei, relevante Daten wie Zeiten, Fälligkeiten etc. zu übernehmen. Bei der Datenübernahme werden die relevanten bzw. offenen Aufträge aus den Daten der Zeiterfassung und Rechnungsschreibung in DATEV Kanzleimanagement angelegt. 

Im Umstellungsassistenten für Dokumente werden diese aus der Dokumentenablage nach DATEV Kanzleimanagement übernommen.

Ausblick: Assistenten zur Übernahme und Archivierung von Daten und Dokumenten

Die Assistenten unterstützen bei der Übernahme und Archivierung von Daten  und Dokumenten im Rahmen der Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement (basis).

Dabei unterstützen sie Sie:

  • bei der Übernahme von Dokumenten aus der DATEV Dokumentenablage und perspektivisch auch aus DATEV DMS in den Bereich Dokumente von DATEV Kanzleimanagement (basis). Dort stehen die Dokumente für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
  • bei der Übernahme relevanter operativer Daten aus den bisherigen Eigenorganisationslösungen, beispielsweise aus den Bereichen Rechnung sowie Post, Fristen und Bescheide. Dazu zählen beispielsweise Daten zu noch nicht abgerechneten Rechnungen oder offenen Fristen. Diese werden in die entsprechenden Bereiche von DATEV Kanzleimanagement (basis) übernommen.
  • mit einer Archivlösung, die das GoBD-konforme Arbeiten unterstützt. Über die Archivanwendung von DATEV Kanzleimanagement (basis) bleiben die archivierten Daten lesbar und auswertbar.

Die Integration des Archivierungsassistenten in den Umstellungsprozess ist derzeit für Herbst 2027 geplant. Für Kanzleien, die bereits zuvor umgestellt haben, ist eine nachgelagerte Archivierung vorgesehen.

Warum bin ich keinem Umstellungszeitraum zugeordnet?

Sie nutzen derzeit Funktionen, die in DATEV Kanzleimanagement noch nicht vollständig verfügbar sind – zum Beispiel Unternehmensstrukturen sowie Funktionen aus DATEV DMS oder DATEV ProCheck. Ihre Umstellung erfolgt daher zu einem späteren Zeitpunkt, sobald der erforderliche Funktionsumfang in der neuen Anwendung zur Verfügung steht. Wir informieren Sie, sobald eine Umstellung für Sie möglich ist.

Wie kann ich mich schon heute auf die Umstellung vorbereiten?

Schon bevor der Umstellungszeitraum feststeht, können vorbereitende Maßnahmen ergriffen werden. Informieren Sie sich bereits jetzt über die vorbereitenden Schritte auf dem Weg in die Cloud unter: go.datev.de/cloud-nutzen

Wo finde ich grundlegende Informationen zum Thema „DATEV geht in die Cloud“?

Alle Informationen rund um den Weg in die Cloud finden Sie unter: go.datev.de/cloud

Ich möchte bereits heute auf DATEV Kanzleimanagement umstellen. Kann meine Umstellung vorgezogen werden?

Nein, eine vorgezogene Umstellung ist nicht möglich. Die Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement erfolgt schrittweise in fest geplanten Umstellungs­zeiträumen. Wir informieren Sie, sobald der Funktionsumfang Ihren individuellen Anforderungen entspricht und eine Umstellung für Sie sinnvoll ist.

Kann ich auf andere DATEV-Programme in der Cloud umstellen, wenn ich noch nicht auf DATEV Kanzleimanagement umgestellt habe?

Ja, das können Sie. Ob eine Umstellung auf andere DATEV-Programme bereits möglich ist und welche das sind, hängt jedoch von den jeweiligen fachlichen und technischen Voraussetzungen ab. Einzelne Programme können erst umgestellt werden, wenn die dafür erforderlichen Abhängigkeiten erfüllt sind. Über jede anstehende Umstellung informieren wir Sie in der Regel sechs Monate im Voraus.

4. Zusammenspiel mit bestehenden Lösungen

Was bedeutet DATEV Kanzleimanagement für DATEV Eigenorganisation (EO)?

DATEV Kanzleimanagement ist die zukünftige Lösung zur Kanzleiorganisation und wird die bisherigen EO-Produkte schrittweise ablösen.

Bestehende EO-Lösungen können Sie bis zur Umstellung auf DATEV  Kanzleimanagement weiterhin nutzen. Eine Parallelnutzung beider Anwendungen ist jedoch nicht möglich.

Mit der Inbetriebnahme von DATEV Kanzleimanagement im Rahmen der Umstellung steht Ihnen Ihre bisherige DATEV Eigenorganisationslösung (inkl. Dokumentenablage und Post, Fristen und Bescheide) nur noch im Lesemodus zur Verfügung.

5. Bestellung und Start

Gibt es Unterstützung bei Umstellung und Einführung?

Ja. Im DATEV Umstellungscockpit finden Sie vielfältige Unterstützungsangebote, wie

  • Lern- und Kennenlernvideos
  • Schritt-für-Schritt-Anleitungen 
  • Seminare zur Einführung und Nutzung
  • Bevorzugte Betreuung durch unseren Service

Auch unsere DATEV Solution Partner unterstützen Sie bei der Einführung oder Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement. Wenden Sie sich direkt an Ihren DATEV Solution Partner. Falls Sie noch keinen haben, finden Sie hier einen passenden Partner.

6. Sicherheit & Daten

Wie sicher sind meine Daten in der DATEV-Cloud?

DATEV erfüllt hohe Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Ihre Daten werden in zertifizierten deutschen Rechenzentren verarbeitet und geschützt.

7. Preise

Wie hoch sind die Kosten für DATEV Kanzleimanagement?
  • Die Preise für DATEV Kanzleimanagement richten sich nach dieser Preisübersicht: go.datev.de/preisliste-66009
  • Die Preise für DATEV Kanzleimanagement basis richten sich nach dieser Preisübersicht: go.datev.de/preisliste-66024
  • Die Preisübersichten enthalten jeweils Hinweise zu zusätzlichen, gegebenenfalls kostenpflichtigen Komponenten und der Nutzung im Rahmen von Paketen.
  • Alle Informationen rund um die Preisgestaltung für DATEV-Cloud-Anwendungen finden Sie unter: go.datev.de/preise-cloud