Am Anfang reichen ein Zettel, ein Stift und eine gute Portion Neugier. Kein Dashboard, keine künstliche Intelligenz (KI), kein neues digitales Tool. Kann der Einstieg in die datenbasierte Beratung tatsächlich so analog aussehen? Nico Schade, Inhaber der Kanzlei Steuerbord aus Rostock, findet: „Ja, genau so.“
Vor rund sechs Jahren fing seine Kanzlei an, sich intensiver mit Daten auseinanderzusetzen. „Wir haben uns mit dem Mandanten zusammengesetzt und gemeinsam ein Datenfluss-Diagramm gezeichnet. Wo entstehen Daten, wo fließen sie, wo kommen sie an? So haben wir das Unternehmen und dessen Geschäftsmodell viel besser verstanden.“ Das mache er nach wie vor so, sagt Schade – mit allen neuen Mandanten und immer, wenn sich an Geschäftsmodellen und Abläufen etwas ändert. Datenbasierte Beratung ist Teil des Selbstverständnisses geworden.
Das DATEV Digitalisierungs-Cockpit hilft dabei zu analysieren, wie digital die Kanzlei aufgestellt ist. Auf Basis der eingesetzten DATEV-Programme – von Rechnungswesen bis Personalwirtschaft – lässt sich auch für einzelne Mandate sehen: Wie hoch ist der Anteil digital verarbeiteter Belege in der Finanzbuchhaltung? Wo ist noch Potenzial? Aus einem Gefühl wird damit eine Kennzahl.
Maschine statt Manufaktur
Für Nico Schade war dieser strukturierte Blick der Beginn einer größeren Veränderung. Dabei spielt Automatisierung eine Schlüsselrolle. „Ein guter Sachbearbeiter schafft vielleicht 100 Buchungssätze pro Stunde. Wenn aber von einem Onlinehändler 30.000 PayPal-Buchungen im Monat reinkommen, funktioniert das manuell nicht mehr“, sagt Schade. Die Konsequenz: weg von der Manufaktur, hin zur maschinellen Verarbeitung. Doch dafür müssen die Abläufe voll digitalisiert sein. Angelieferte Daten können dann automatisiert übernommen und vor allem auch auf Plausibilität geprüft werden – ohne Einzelfallkontrolle und in Sekundenschnelle.
Es folgt ein Satz, der erst mal provokativ klingt: „Damit machen wir gerade unser eigenes Geschäftsmodell kaputt.“ Schade meint die Logik, Zeit gegen Honorar zu tauschen und möglichst viele Stunden mit der Buchhaltung zu verbringen. „Aber ist es schlimm, dass wir es kaputt machen?“, schiebt er gleich hinterher. „Nein. Es gibt spannendere, wertstiftendere Aufgaben. Durch Automatisierung und Datenauswertungen kann ich Mandanten auf einem ganz anderen Level beraten.“
Was dies bedeutet, zeigte sich bei einem Mandanten aus der Gastronomie. Auf die mittelgroße Gaststätte mit Außenterrasse kam eine Betriebsprüfung zu. Im Raum stand eine Hinzuschätzung, weil die Umsätze an einzelnen Tagen auffällig niedrig gewesen waren. „Man darf die Prüfer nicht unterschätzen“, warnt Schade. „Da kommen heute Fachleute, die sich Verderbquoten anschauen oder Wetterdaten mit Umsätzen vergleichen.“
Seine Kanzlei war vorbereitet. Neben den eigenen Buchhaltungsdaten wertete sie vorab Öffnungszeiten, Veranstaltungskalender und Wetterverläufe aus. In solchen Fällen nutzt Steuerbord regelmäßig auch die digitalen Datenanalysen von DATEV, um die Prüfungssituation vorab zu simulieren und Auffälligkeiten früh zu erkennen. An mehreren der beanstandeten Tage hatte es stark geregnet – die Terrasse blieb leer. „Wir konnten genau belegen, dass die Annahme der Finanzverwaltung zu hoch war“, berichtet Schade. Die Hinzuschätzung wurde so schließlich vermieden.
Durch datenbasierte Beratung gewinnen Mandanten Sicherheit im Geschäftsalltag. Denn Daten helfen nicht nur im Konfliktfall, sondern auch im laufenden Betrieb. Wenn klar ist, wann wie viele Schnitzel oder Apfelschorlen verkauft werden, lassen sich auch betriebliche Fragen besser beantworten: Wie plane ich Personal? Wo entstehen Leerlaufzeiten?
Neue Rolle des Steuerberaters
Diese Entwicklung verändert auch die Kanzlei selbst. Wenn Buchungen automatisiert laufen, verschiebt sich die Rolle des Steuerberaters. Nico Schades rund 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind auf Branchen oder Themen spezialisiert und treffen eigenständig Entscheidungen. „Ich kann nicht alles kontrollieren“, sagt Schade. „Ich muss Strukturen schaffen, Risikomanagement und Compliance sauber aufsetzen – und meinen Leuten vertrauen.“
Ein wichtiger Baustein sind die regelmäßigen Teamtage. Dort analysiert die Belegschaft nicht nur Zahlen und Buchungen, sondern auch Mandantenanfragen. Welche Themen tauchen im Ticketsystem gehäuft auf? Welche Probleme beschäftigen Unternehmen wirklich? Mithilfe von Personas – KI-generierten, fiktiven Mandantenprofilen – überlegen die Beschäftigten zum Beispiel, wie unterschiedliche Unternehmertypen auf neue Beratungsangebote reagieren würden. So entstehen innovative Dienstleistungen jenseits des klassischen Deklarationsgeschäfts. Das Leistungsspektrum erweitert sich.
Am Ende ist datenbasierte Beratung für Nico Schade kein Technikprojekt, sondern ein strategischer Schritt. Automatisierung schafft neue Freiräume. Analysen schaffen Gesprächsanlässe. Und beides zusammen stärkt die Position der Kanzlei als Sparringspartner auf Augenhöhe. „Man muss nicht alles auf einmal verändern“, sagt Schade, „aber man sollte anfangen.“
Die Kanzlei
Steuerbord aus Rostock arbeitet mit rund 20 Beschäftigten konsequent digital. Zu den Schwerpunkten zählen Steuer- und Unternehmensberatung für Gastronomie, Start-ups und zu Zöllen und Verbrauchsteuern.