Wissen teilen, Zukunft sichern

Fachkräftemangel, Digitalisierung, Mandantenpflege – darüber sprechen Steuerkanzleien häufig, wenn es um Zukunftsstrategien geht. Doch ein zentrales Thema bleibt oft außen vor: Wissen. Wie lässt es sich aufbauen, teilen und aktuell halten? Wie funktioniert modernes Wissensmanagement? Und wie wird Lernen zum selbstverständlichen Teil des Kanzleialltags statt zur Zusatzbelastung? 

Antworten darauf liefern die Erfahrungen zweier sehr unterschiedlicher Kanzleien: der von Frank Bischof in Oldenburg und der überregional aufgestellten Kanzlei Quattek & Partner aus Göttingen, vertreten durch Miriam Engel. Beide zeigen auf ihre Weise, wie wertvoll Wissensmanagement als tragende Säule der Kanzleistrategie ist – und welche Rolle DATEV dabei spielt. 

Lernen ist seit jeher ein zentraler Bestandteil der Arbeit in Kanzleien. Steuerberater müssen sich über Gesetzesänderungen informieren, BFH-Urteile studieren und sich Technologien aneignen. „Das macht ja den Reiz unseres Berufs aus: dass man sich ständig mit neuen Themen auseinandersetzt“, sagt Frank Bischof. Immer dringlicher stellt sich heute aber die Frage, wie das gewonnene Wissen organisiert und weitergegeben wird. In Bischofs Kanzlei mit rund 15 Angestellten erfolgte das lange Zeit informell, etwa über den Austausch mit einer Partnerkanzlei oder den persönlichen Wettbewerb darum, „wer die heißesten Sachen bei DATEV rausgefunden hat“. 

Anfang 2022 entschloss sich Bischof zu einer systematischen Neuausrichtung. „Ich habe mich intensiv mit Prozessoptimierung und Regelarbeitszeit auseinandergesetzt“, erzählt er. Die Konsequenz war radikal: eine Arbeitszeitverkürzung bei gleichem Gehalt, verbunden mit einer gründlichen Revision aller Prozesse in der Kanzlei. So rückte Wissen automatisch ins Zentrum. „Wenn alle die gleiche Arbeit in kürzerer Zeit schaffen sollen, muss Wissen sauber geteilt werden.“ 

Heute ist Lernen fest im Arbeitsalltag verankert, mit monatlichen Mitarbeiterbesprechungen zum fachlichen Austausch und wöchentlichen Seminarnachbesprechungen. „Donnerstags um 9 Uhr berichten alle, welche Seminare sie besucht haben“, sagt Bischof. Wissen wird damit nicht nur konsumiert, sondern auch aktiv weitergegeben. 

Organisatorisch setzt die Kanzlei auf den DATEV Arbeitsplatz und DMS. Ein „Bibliotheksmandant“ bündelt Skripte, Foliensätze, Aufzeichnungen und Unterlagen, sodass sich alles schnell wiederfinden lässt, selbst älteres Wissen, etwa für Betriebsprüfungen. „Mir ist wichtig, dass Prozesse verinnerlicht werden“, sagt Bischof. Nur wer wisse, wo er nachschauen oder wen er fragen könne, sei handlungsfähig. 

Im Alltag nutzt die Kanzlei das DATEV-Wissensökosystem. „LEXinform ist ein riesiger Wissensfundus“, sagt Bischof. „Ein BFH-Urteil ist dort, bevor es irgendwo gedruckt ist.“ Auch wenn klassische Präsenzseminare für ihn wichtig bleiben, sieht Bischof DATEV als unverzichtbare Wissensquelle. „Im Tagesgeschäft gibt es zwei große Datenbanken: LEXinform und die Community.“ Die Verzahnung aus Fachwissen, Anwendungshilfe und Austausch mache den Mehrwert aus. 

Andere Dimensionen, aber ähnliche Herausforderungen prägen die Kanzlei von Steuerberaterin Miriam Engel. Mit rund 150 Angestellten an drei Standorten in Niedersachsen und Thüringen und einem hohen Grad an Spezialisierung ist Wissensmanagement hier Pflicht. „Nichts ist wertvoller als Wissen“, sagt Engel. „Und nichts ist gefährlicher als Inselwissen.“ 

Als verantwortliche Partnerin für Fortbildung, Ausbildung und Personal kennt sie die Risiken gewachsener Strukturen, in denen Wissen über Köpfe und Abteilungen verstreut liegt. Gerade neuen Kollegen fällt die Orientierung in einem solchen Umfeld schwer. Die Kanzlei setzt daher seit Jahren auf ProCheck, DMS und digitale Prozesse. Weil Werkzeuge aber nur dann weiterhelfen, wenn man sie auch anwenden kann, hat die Kanzlei eine Taskforce Digitalisierung gegründet. 

Einen entscheidenden Schritt machte Quattek nach der Pandemie, als klassische Tandemmodelle nicht mehr richtig funktionierten. „Neuen Kolleginnen und Kollegen fehlten die Ansprechpartner, den erfahrenen die Ressourcen“, sagt Engel. Die Kanzlei reagierte darauf mit der Gründung einer eigenen Akademie. Seit diesem Jahr bündelt sie Ausbildung, Onboarding, Quereinsteigerqualifizierung und interne Weiterbildung. Das Ganze geschieht räumlich, organisatorisch und didaktisch vom Tagesgeschäft getrennt. Auszubildende, Neueinsteiger und erfahrene Mitarbeiter erhalten dort strukturiert Wissen, von Ablagestrukturen über DATEV-Anwendungen bis zu Fachthemen. „Wir nehmen den Wissenstransfer bewusst raus aus dem Tagesgeschäft“, erklärt Engel. Ziele seien Entlastung, bessere Qualität und ein gleichmäßiges Kompetenzniveau. Dabei setzt die Kanzlei auf Präsenzformate ebenso wie auf digitale Schulungen, die ergänzt werden durch DATEV-Seminare, Kammerangebote und interne Expertise. 

Beide Kanzleien setzen auf moderne Technologie. KI spielt eine wachsende Rolle, meist in Form von Recherchehilfen, als Zusammenfasser oder Perspektivgeber. Frank Bischof berichtet von Einsätzen bei Mandantenmailings und Fachthemen. „In 99 Prozent der Fälle kamen die richtigen Antworten“, sagt er über seine Erfahrungen mit GPT, das er stets anonymisiert einsetzt. Bei Quattek entwickelt ein eigener KI-Manager Such- und Assistenzfunktionen, perspektivisch auch Avatare für DATEV ProCheck und Wissensdatenbanken. 

DATEV sehen beide Kanzleien als Partner beim Aufbau eines tragfähigen Wissensmanagements. Lernvideos, Seminare, Community, Beratung, DMS oder LEXinform bilden ein Wissensökosystem, das sie individuell nutzen und weiterentwickeln. Ihre Erfahrungen zeigen, dass Wissensmanagement kein bloßes Projekt sein darf, sondern eine Haltung sein muss. Wer Lernen strategisch verankert, steigert die Attraktivität als Arbeitgeber und verbessert die Qualität von Beratungsleistungen. „Einfach anfangen“, lautet Engels Tipp an Kollegen, die noch kein Wissensmanagement aufgebaut haben. DATEV bietet die Plattformen und vielfältige Lernangebote – die Kanzleien hauchen dem Ganzen Leben ein.