Denkbeschleuniger für die Kanzlei

Ein kurzer Text, eingegeben aus Neugier, verändert für Andreas Bach alles. Ende 2022 tippt er einen Weihnachtsgruß in die KI-Plattform ChatGPT. Sekunden später liegt der fertige Entwurf für einen Weihnachtsbrief an die Mandanten vor. „Ich war total fasziniert“, erinnert er sich.

Für einen Steuerberater ein eher ungewöhnlicher Moment. Im Job geht es um Struktur, verlässliche Abläufe, präzise Ergebnisse, nicht um Wahrscheinlichkeiten. Doch Bachs Kanzlei zeigt, wie Künstliche Intelligenz zum Effizienzhebel im Kanzleialltag werden kann – ein Praxisbeispiel, das Kollegen konkrete Ansätze liefert, wie sich Zeit sparen und die Qualität steigern lässt.

Das Berufsrecht begleitet den Steuerberater schon seit seiner Kindheit. Sein Vater gründet die Kanzlei in Dillenburg vor mehr als 50 Jahren; wie sein älterer Bruder entscheidet sich auch Andreas Bach für den Beruf. Nach dem Studium und ersten Arbeitsstationen steigt er 2015 in die Kanzlei ein. Die Prozesse sind eingespielt, die Arbeitsweise ist klar. Doch der Junior sieht Verbesserungspotenziale. Mit der Verfügbarkeit von generativer KI eröffnen sich ihm schließlich ganz andere Möglichkeiten. Er probiert neue Funktionen aus und prüft kontinuierlich, was sich im Alltag einsetzen lässt.

Viele Kanzleien zögern bei der Einführung von KI-Werkzeugen, weil sie zunächst einen vollständigen Überblick gewinnen wollen. Bach geht einen anderen Weg: „Man muss nicht alles sofort verstehen. Man muss anfangen.“ Er beginnt dort, wo er sich am besten auskennt. So kann er KI-Vorschläge direkt einordnen. Mit der Zeit entwickelt er ein Gespür dafür, welche Ansätze wirklich tragen. Nicht jeder Vorschlag überzeugt. Manche sind hilfreich, andere liegen daneben. Entscheidend ist, sie kritisch zu prüfen und selektiv zu nutzen. So entsteht Sicherheit im Umgang mit den Tools.

„Drei sich besonders lohnende Einsatzfelder sind Antworten auf Finanzamtsanfragen, Analysen von Betriebsprüfungsberichten und die proaktive Beratung bei Spezialfragen“, sagt Bach. Die Vorteile zeigen sich im Kanzleialltag sofort: „Mit KI verkürzte sich die Bearbeitungszeit für Finanzamtsanfragen von 45 auf unter 15 Minuten.“ Auch bei komplexen Aufgaben unterstützt die Technologie: „KI hilft mir dabei, Betriebsprüfungsberichte systematisch auf Risiken auszuwerten.“ Selbst Spezialfälle lassen sich beschleunigen: Mithilfe von KI, Vergangenheitsdaten und präzisem Kontext entstand in wenigen Stunden eine professionelle Totalüberschussprognose für einen landwirtschaftlichen Betrieb. Die Basis bleibt dabei bewährt und vertraut: Die zentralen Prozesse laufen über DATEV. Dort findet die eigentliche Tätigkeit statt, von der Buchführung über Jahresabschlüsse bis zur Begleitung von Betriebsprüfungen und der steuerlichen Gestaltungsberatung.

Mit sensiblen Daten geht Bach vorsichtig um. Diese gibt er nicht unkontrolliert in externe Systeme. KI setzt er ergänzend ein, vor allem zum Strukturieren und Formulieren.

Mit der Zeit verändert sich die Arbeitsweise spürbar und hebt das Niveau des Austauschs mit Mandanten: „Früher blieb nach dem Mandantengespräch oft nur der Jahresabschluss, viele kleine Hinweise wurden eher überhört. Heute kann ich das Gespräch mit KI nachbereiten und daraus Beratungspotenziale ableiten. Von zehn möglichen Themen werden vielleicht nur drei umgesetzt, aber allein die sorgen schon für einen echten Qualitätssprung in der Beratung.“ KI hilft ihm, Ansätze etwa bei unternehmerischen Entscheidungen zu strukturieren und weiterzuentwickeln.

Gleichzeitig bleibt für ihn essenziell, dass KI kein Fachwissen ersetzt. Gerade im steuerlichen Bereich müssen Inhalte eingeordnet werden. Die Verantwortung bleibt beim Berater. Für Bach ist KI deshalb vor allem „ein Denkbeschleuniger“. Er nutzt sie, um schneller zu Ergebnissen zu kommen und Themen weiterzuentwickeln. Dadurch entsteht mehr Raum für Beratung. Die Veränderung bleibt auch für Mandanten nicht unbemerkt. Rückmeldungen kommen nicht immer direkt, zeigen sich aber in der Zusammenarbeit. Inhalte sind besser vorbereitet, Entscheidungen nachvollziehbarer.

„Einfach kleine Schritte machen“, lautet Bachs Fazit. „Wer sich jetzt nicht mit KI beschäftigt, wird in wenigen Jahren einen echten Wettbewerbsnachteil haben, sowohl in der Mandantenbetreuung als auch im Recruiting.“ Denn junge Fachkräfte wollen in einer modernen Kanzlei arbeiten.