Künstliche Intelligenz kann bereits heute bei vielen Aufgaben unterstützen – etwa bei Dokumentation, Kommunikation oder Recherche. Wer mit konkreten Einsatzszenarien beginnt, erzielt schnell Erfolge – und überzeugt auch das Team. Eine Anleitung in fünf Schritten.
Text: Julia Wieland Fotos: Florian Generotzky Illustration: Mina Kim
-
Am Anfang steht eine einfache Frage: Welche wiederkehrenden Aufgaben kosten uns heute unnötig Zeit? Ein typisches Beispiel ist die Dokumentation von Mandantenterminen. Statt Notizen nachträglich auszuformulieren, reichen Stichpunkte oder eine Sprachnotiz an den KI-Assistenten. Die KI erstellt daraus eine strukturierte einheitliche Gesprächsdokumentation, formuliert eine E-Mail an den Mandanten und erstellt eine Liste mit den nächsten Arbeitsschritten. Was früher eine halbe Stunde dauerte, ist in wenigen Minuten erledigt.
-
Ähnlich funktioniert es bei E-Mails. Stichpunkte genügen der KI, um eine verständliche und professionelle Antwort zu formulieren – auf Wunsch im Stil der Kanzlei. Bei fachlichen Themen hilft sie, sich schneller einzuarbeiten: Sie fasst längere Texte zusammen, filtert Kernaussagen heraus oder benennt mögliche Risiken. Für fachliche Recherchen eignen sich besonders Assistenzsysteme mit Anbindung an Fachdatenbanken. Sie liefern schnell verständliche, fundierte Antworten. Wiederkehrende textbasierte Aufgaben sind die große Stärke der aktuellen KI-Anwendungen. Was sie nicht leisten, sind fachliche Entscheidungen. Ergebnisse müssen stets geprüft werden. Die Verantwortung trägt weiterhin der Mensch vor dem Bildschirm.
-
Deshalb ist ein klarer Rahmen für die Nutzung wichtig: Welche KI-Tools sind erlaubt? Bei welchen Aufgaben werden sie eingesetzt? Wer hat Zugriff? Welche Daten dürfen eingegeben werden? Gerade bei frei zugänglichen Anwendungen ist Vorsicht geboten. Sensible Mandantendaten gehören nicht dort hinein. Lösungen im DATEV-Umfeld bieten den Vorteil, dass zwingende Voraussetzungen wie Datenschutz und Vertraulichkeit von Anfang an berücksichtigt sind.
-
Gute Resultate ergeben sich nicht zufällig, sondern entstehen durch gute Prompts und hochwertige Kontextinformationen. Wer KI kompetent einsetzt, erhält deutlich bessere Ergebnisse. Dieses Know-how lässt sich im Team zügig aufbauen, wenn gemeinsam geübt wird und erfolgreiche Beispiele geteilt werden.
-
Entscheidend ist dranzubleiben. KI entfaltet ihren Nutzen nicht durch einmaliges Ausprobieren, sondern durch regelmäßige Anwendung. Kanzleien, die das Thema bewusst in ihren Arbeitsalltag integrieren – etwa durch ein festes Zeitfenster im Kanzleimeeting – helfen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, schrittweise Routinen zu entwickeln und KI-Kompetenz aufzubauen.
Fazit
Der Einstieg in das Arbeiten mit Künstlicher Intelligenz ist damit weniger eine Frage der Technik, sondern vielmehr der Integration der entsprechenden Werkzeuge in den Kanzleialltag. Wer niedrigschwellig anfängt, konkrete Anwendungsfälle identifiziert, klare Spielregeln festlegt und das gemeinsame Lernen im Team fördert, kann Hemmschwellen abbauen. Auf diese Weise wird die KI-Nutzung zu einem Teil der täglichen Arbeit und kann in Zukunft gezielt ausgebaut werden.
Sie möchten Unterstützung beim Einstieg in KI in Ihrer Kanzlei? Dann ist der KI-Tag genau das Richtige für Sie: Wir unterstützen Sie und Ihr Team dabei, erste praktische Erfahrungen mit KI zu machen, konkrete Einsatzmöglichkeiten für Ihre Kanzlei zu entwickeln und diese erfolgreich in Ihre Prozesse aufzunehmen.