Smarte Helfer im Hintergrund

Die Frage trifft ihn zwischen mehreren Terminen. Mandantengespräch, Rückruf beim Finanzamt, Teamsitzung – und dazwischen die Redakteurin am Bildschirm, die wissen will: Wo steht die Kanzlei beim Thema KI? „Ein bisschen weiter sind wir schon“, sagt Alexander Braml, Steuerberater aus Kaufbeuren, und lacht. „Hätte ich mich fast nicht getraut zu behaupten.“

Eine Szene passend zur Lage des Berufsstands. Künstliche Intelligenz ist längst im Alltag angekommen, nach Angaben des Statistischen Bundesamts nutzt inzwischen jedes fünfte Unternehmen in Deutschland KI – ein Anstieg von acht Prozentpunkten binnen eines Jahres. In Steuerberatungskanzleien jedoch beschränken sich viele Aktivitäten noch auf erste Versuche. „Eine Steuerkanzlei ist ein komplexes und stark reguliertes Ökosystem“, sagt Prof. Dr. Maximilian Freyenfeld, Professor für Steuerberatung und Digitalisierung an der Technischen Hochschule Augsburg. „Wenn die Hauptleistungen Jahresabschlüsse und Steuererklärungen sind, die mit DATEV-Software erstellt werden, ist das ein etablierter und funktionierender Prozess. Die gesamte Kanzlei ist darauf ausgerichtet.“

Alexander Braml kam über Mandanten mit KI in Kontakt. Einige experimentierten bereits mit ChatGPT & Co. und erwarteten, dass ihre Berater diese Entwicklungen einordnen können. „Die kommen dann und sagen: ‚Mensch, ich habe hier ein neues KI-Tool ausprobiert, richtig toll. Ich gebe die Frage ein ‚Was ist die Ein-Prozent-Regel?‘,  und es kommt ein perfekt beschriebenes Ergebnis heraus.‘“ Spätestens dann reicht es nicht mehr, das Thema zu verschieben. Mandanten setzen voraus, dass ihre Berater verstehen, wovon sie sprechen und beurteilen können, ob das, was ein Chatbot ausgibt, wirklich tragfähig ist.

Die STAX-Sonderauswertung 2024 der Bundessteuerberaterkammer spiegelt dieses Spannungsfeld: 63 Prozent der Steuerberaterinnen und Steuerberater erwarten, dass KI ihren Beruf sehr stark verändern wird. Zugleich ist die tatsächliche Nutzung oft fragmentiert: einzelne Tools hier, ein Prototyp dort, dazu der Blick in ein frei zugängliches Chatfenster.

Internationale Untersuchungen verorten Deutschland beim Einsatz von KI am Arbeitsplatz im europäischen Vergleich im hinteren Drittel. Das allein hält Freyenfeld jedoch für wenig aussagekräftig. „Für Kanzleien geht es zunächst darum, sich auf sich selbst zu fokussieren“, sagt er. „Dass andere Länder oder Unternehmen KI schon stärker nutzen, kann eine Anregung sein. Allein aus der Tatsache folgt aber nicht, dass sie dort auch besser oder effizienter genutzt wird.“ Entscheidend sei es zu klären, wie KI in den eigenen Prozessen sinnvoll eingesetzt werden kann – und wo ihre Grenzen liegen. Zudem sei es sinnvoll, Mandanten über den Einsatz von KI zu informieren. Etwa dadurch, dass im Mandatsvertrag die verwendeten Tools genannt werden und der Mandant die Einwilligung zur Nutzung erteilt.

Andrea Martin, CTO Ökosystem & Verbände bei IBM Deutschland und Mitglied der Plattform Lernende Systeme, sieht die größten Potenziale für generative KI vor allem dort, wo Routinen automatisiert und Mitarbeiter unterstützt werden können, etwa im Personalwesen oder im Kundensupport. Auch um Gespräche vorzubereiten, grundsätzliche Informationen zur Verfügung zu stellen oder Fachausdrücke in allgemeinverständliche Sprache zu übersetzen, sei sie gut geeignet.

Das American Institute of Certified Public Accountants, der weltgrößte Berufsverband für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, weist in seinem aktuellen Jahresbericht darauf hin, dass der Berufsstand KI vor allem für Recherche, Dokumentation und Routineanalysen nutzt. Andere Untersuchungen nennen die Beantwortung von Mandantenfragen mithilfe von Musterdokumenten, die Erstellung von Checklisten für den Jahresabschluss und die Entgeltabrechnung oder die Vorbereitung von Mandantengesprächen als typische Einsatzfelder. Für Kanzleien bedeutet das: KI ist derzeit vor allem ein Werkzeug, das unterhalb der eigentlichen Berufsausübung ansetzt – bei der Suche nach Informationen, bei der Strukturierung von Sachverhalten, beim Formulieren und beim Aufbereiten von Wissen.

Die Kanzlei Braml entschied daher, zunächst die eigene Organisation zu sortieren und erst dann KI einzuführen. Begleitet von einer DATEV-Beraterin, stand eine radikale Bestandsaufnahme ganz oben auf der Agenda. Eine der Fragen lautete: Wie sind Sie aktuell strukturiert? „Da steht man erst mal da“, erinnert sich Alexander Braml. „Der eine macht das, der andere macht das, ich selbst mache eigentlich alles. Und Zeit haben wir sowieso keine.“ Also legte er ein weißes Blatt auf den Besprechungstisch, auf dem alle Abläufe, Zuständigkeiten und Gewohnheiten skizziert wurden. „Man muss ehrlich zu sich selbst sein“, sagt Braml. „Das war ganz schwierig und tat auch ein bisschen weh. Aber im Nachhinein hat es sehr geholfen.“

Gemeinsam mit der DATEV-Beraterin definierte das Team Rollen und Verantwortlichkeiten neu: Wer ist fachlich stark, tut sich aber mit digitalen Anwendungen schwer? Wer bringt technische Affinität mit, braucht aber fachliche Unterstützung bei komplexen Fragen? „Das haben wir ganz offen kommuniziert, erst im Einzelgespräch und dann in großer Runde, und so waren eigentlich alle damit einverstanden“, erzählt Braml. Parallel dazu stellte er Marty Selle als Digitalisierungsbeauftragten ein – einen ausgebildeten Übersetzer, dessen Job durch KI-basierte Tools weitgehend verschwunden ist. „Die KI hat seinem Beruf geschadet“, sagt Braml. „Jetzt treibt er sie bei uns voran.“

Erst die Struktur, dann die Tools: Digitalisierungsexperte Freyenfeld hält diesen Weg für konsequent. Kanzleien müssten zunächst klären, „in welchen Prozessen welche KI-Tools unter welchen Bedingungen von wem genutzt werden sollen“. Darauf aufbauend könne eine KI-Richtlinie entstehen, die nicht nur verbietet oder freigibt, sondern im Detail festlegt, wo KI unterstützen darf und wo nicht. Ohne diese Grundlage drohe KI-Einführung zur Überforderung zu werden.

Der Punkt, an dem in Bramls Team die Stimmung von anfänglicher Skepsis zu Neugier schwenkte, war ein eher unscheinbarer Alltagsfall. In einer Schulung kam der Hinweis, dass Belege, die in DATEV Meine Steuern hochgeladen wurden, mithilfe von KI automatisch sortiert werden können. „Man klickt alle Belege an, eine Millisekunde später war alles korrekt sortiert“, erzählt Braml. „Die Arbeit von einer Stunde, erledigt in einer Sekunde.“ Solche Erfahrungen verändern Einstellung und Perspektive. „Wenn die Mitarbeiter so etwas sehen und cool finden, gehen sie davon aus, dass es beim nächsten Tool wahrscheinlich genauso ist“, beobachtet Braml. „Aber es war ein langer Weg. Man fällt oft hin.“

Andrea Martin bestätigt diesen Mechanismus. „Generative KI kann große Produktivitätsgewinne ermöglichen.“ Allerdings sei es wichtig, dass Anwenderinnen und Anwender die Grundlagen der Technologie kennen – beispielsweise, dass sie auf Wahrscheinlichkeiten basiert und halluzinieren kann. „Nur wenn ich das weiß, kann ich generative KI verantwortungsvoll einsetzen.“

Dass dieselbe Technik, die beeindruckt, auch in die Irre führen kann, erlebte Steuerberater Braml in der ersten Testversion des DATEV Copilot. Binnen 20 Minuten erhielt er eine strukturierte Antwort auf eine komplexe Frage, für die er sonst vier Stunden hätte recherchieren müssen. Kurz darauf stellte er eine vermeintlich einfache Frage zur Umsatzgrenze bei der Ist- und Sollversteuerung. Die KI lieferte eine Zahl, die plausibel klang – aber nicht mehr stimmte. „Ohne Überprüfung der Antwort hätte ich dem Mandanten womöglich eine falsche Information gegeben“, sagt Braml. Er hatte jedoch mitgedacht und bemerkt, dass die Zahl nicht stimmen kann. Der DATEV Copilot wurde mittlerweile weiterentwickelt und verbessert – auch durch solches Feedback von Nutzern.

Braml zog aus dem Erlebnis den Schluss, sich generell nie ausschließlich auf KI zu verlassen. „Ich nutze sie als Unterstützung, hole mir Feedback zu Themen, bei denen ich nicht zu 100 Prozent sicher bin.“ Er rät zudem, sich die vom Algorithmus genannten Quellen und Paragrafen stets genau anzuschauen: „Gerade in der Beratung sollte kein Fehler passieren, nur weil der KI zu sehr vertraut wird.“ Auch schlechte Prompts führten zu suboptimalen Ergebnissen: Sei die Frage schwammig formuliert, falle auch die Antwort schwammig aus.

Dieses Spannungsfeld ist mittlerweile gut dokumentiert. Das amerikanische National Institute of Standards and Technology ordnet sachlich falsche, aber überzeugend formulierte Antworten als zentrales Risiko generativer KI-Modelle ein. Die Human-Centered AI der Stanford University hat in Tests mit juristischen KI-Modellen gezeigt, dass diese bei mindestens jeder sechsten Anfrage halluzinieren, oft in Form erfundener Quellen oder falsch subsumierter Fälle.

Das hat Folgen – auch für die Steuerberatung. Die aktuellen Sprachmodelle seien keine Intelligenz im menschlichen Sinn, sondern auf Wahrscheinlichkeiten basierende Textgeneratoren, warnt Steuerprofessor Freyenfeld. „Gerade die großen Modelle sind noch nicht mit Steuerdaten trainiert worden. Sobald man stärker ins Detail geht, passieren Fehler.“ Manchmal sei die Aussage nicht per se falsch, doch die KI kenne den Sachverhalt nicht vollständig und subsumiere daher auf einer falschen Basis. „Den Mitarbeitern muss bewusst sein, dass KI interessante und gut klingende Vorschläge macht, diese aber keineswegs eins zu eins übernommen werden können. Die Überprüfung durch den Menschen bleibt ein wesentlicher Aspekt.“

Alexander Braml hat sich das zur Grundhaltung gemacht. „KI ist eine tolle Unterstützung“, sagt er, „aber sie ersetzt nicht das Denken.“ Vertraulichkeit sei der zweite Knackpunkt. Mandantendaten gehörten grundsätzlich nicht in frei zugängliche Systeme. Freyenfeld sieht trotz aller technischen Unzulänglichkeiten die Frühstarter bei KI im Vorteil. Er vergleicht sie mit den ersten Smartphone-Nutzern: „Bereut jemand, 2007 das erste iPhone erworben zu haben? Ich glaube nicht. Das Gerät ist heute völlig veraltet. Den Prozess der Weiterentwicklung mitgemacht zu haben ist dennoch hilfreich, um die heutigen Smartphones wirksam einsetzen zu können.“ Ähnlich werde die Entwicklung bei KI sein. „Gerade für das Verständnis der Limitationen dieser Technik ist es sinnvoll, die eigenen ersten Erfahrungen mit den neuesten Entwicklungen vergleichen zu können. Wer abwartet, dem wird der Einstieg später vermutlich schwerer fallen.“

In der Kanzlei Braml ist aus dem weißen Blatt Papier inzwischen ein Strukturplan geworden. KI ist nicht mehr nur ein Schlagwort, sondern in Form von Anwendungen Teil des Berufsalltags: Sie sortiert Belege, unterstützt bei Recherchen, hilft beim Formulieren. Auch in den wöchentlichen Teambesprechungen ist sie regelmäßig Thema. Es wird geschimpft, ausprobiert, nachjustiert. Dabei zeigt sich, worauf es ankommt: Wer KI als Werkzeug versteht, nicht als Versprechen, wird in Zukunft weniger darüber reden, ob sie sinnvoll ist – sondern längst mit ihr arbeiten.