FAQ zur E-Rechnungsplattform für Software-Hersteller

Richtig ist, dass der Gesetzgeber vorauss. bis 2028 keine Vorgaben zum Übertragungskanal für E-Rechnungen machen wird. Rein rechtlich wäre es also ausreichend, ausschließlich auf die E-Mail zu setzen. Die E-Mail ist zwar ein verbreitetes und etabliertes Medium, aber gleichzeitig auch mit Risiken belastet: ohne Verschlüsselung erfolgt die Übertragung grds. offen; Veränderungen des Inhalts sind möglich; ob die E-Mail tatsächlich empfangen wurde, ist bis zum Zeitpunkt der Zahlung für den Versender unklar; der Empfänger kann sich nicht sicher sein, alle Rechnungen erhalten zu haben; eine E-Mail kann an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen eingehen, sich einen Überblick über alle Rechnungen zu verschaffen ist ggf. nur schwer möglich. Darüber hinaus existieren vielfältige Betrugsszenarien auf Basis des E-Mailversands von Rechnungen. Größere Unternehmen setzen daher heute schon häufig nicht mehr auf die E-Mail und können das ihren Geschäftspartnern gegenüber auch durchsetzen. Mit der DATEV E-Rechnungsplattform können Sie die genannten Probleme von Anfang an vermeiden und setzen auf einen zukunftssicheren Prozess. Sie profitieren von der Sicherheit der Übertragungskanäle, von der präzisen Validierung und Visualisierung der strukturierten Daten als auch von den Statusmeldungen zu den beim Geschäftspartner eingegangenen Rechnungen.

Nutzt der Geschäftspartner eine Plattform im TRAFFIQX- oder PEPPOL-Netzwerk, ist eine Kommunikation mit der DATEV E-Rechnungsplattform problemlos möglich. Mit der Einführung des Umsatzsteuer-Meldesystems wird der Staat voraussichtlich Vorgaben zur Plattform-zu-Plattform-Kommunikation machen.

Grundsätzlich steht es allen Software-Herstellern und auch anderen frei, die Schnittstelle zur E-Rechnungsplattform umzusetzen. DATEV führt auch entsprechende Gespräche. Rechtlich ist es so, dass Rechnungen (in das Postfach des Empfängers) zugestellt werden müssen, d.h. die Nutzung von Lieferantenportalen bedarf einer einzelvertraglichen oder AGB-Regelung. Spätestens mit der Einführung des USt-Meldesystems wird dieser Weg voraussichtlich nicht mehr möglich sein.

Im ersten Schritt stehen der Versand und der Empfang von E-Rechnungen im Fokus. Es ist geplant die Plattform sukzessive zu erweitern und die Optimierung der Prozesse zu ermöglichen.

Mit dem Produkt DATEV E-Rechnungsplattform adressieren wir den deutschen Markt. Ein Versand ins Ausland ist möglich, wenn der Empfänger ein ZUGFeRD-Format, eine XRechnung oder zukünftig Peppol BIS Billing 3.x akzeptiert und über Peppol, das TRAFFIQX-Netzwerk oder ggf. E-Mail erreichbar ist. Andere Formate und Übertragungskanäle und damit auch Länder können heute schon über DATEV SmartTransfer umgesetzt werden.

DATEV wird verschiedene Bereitstellungskanäle für die nachgelagerten Prozesse, z.B. im ERP-System, vorsehen. U.a. wird die Möglichkeit bestehen, eine Schnittstelle (REST/API) zu implementieren und die Daten so automatisiert zu übertragen.

Sofern keine allgemeine Störung vorliegt, wird der Nutzer anhand der zurückerhaltenen Statusmeldungen prüfen müssen, ob Versand und Zustellung erfolgt sind. Wurde eine valide EN 16931-konforme E-Rechnung erfolgreich zugestellt, kann der Empfänger diese rechtlich gesehen nicht ablehnen. Tut er das doch wird der Rechnungssteller dies mit dem Empfänger klären müssen.

Mit der DATEV-E-Rechnungsplattform konzentrieren wir uns derzeit auf den B2B-Kontext. Aktuell ist nicht es geplant, die E-Mailzustellung an B2C-Kunden damit abzulösen. Jedoch ist uns bewusst, dass sich Kunden einen einheitlichen Prozess für alle Rechnungen wünschen. Bei Rechnungen an den Endverbraucher (B2C) bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.

Es gibt von Seiten des Gesetzgebers keine finalen Vorgaben zum Meldesystem. Da aber die wesentliche Motivation zum Thema E-Rechnung die Umsatzsteuerbetrugsprävention ist, gehen wir fest von der zeitnahen Einführung eines solchen Meldesystems aus.

Nach jetzigem Kenntnisstand wird die EU Meldesysteme vorschreiben und dezentrale Plattformen (wie in Frankreich) zulassen. Ein zentrales Clearance-System wie in Italien stellt einen starken Eingriff in den Datenaustausch der Wirtschaft dar mit entsprechenden Risiken.

An Privatpersonen müssen keine E-Rechnungen gestellt werden. Dies ist möglich, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.

Die Rechnungen werden im E-Rechnungspostfach 90 Tage gespeichert. Für eine dauerhafte Archivierung können die Rechnungen automatisiert nach DATEV Unternehmen online übergeben werden.

Eine native App ist aktuell nicht geplant. Aber alle Oberflächen sind responsiv entwickelt und können somit z.B. am Smartphone verwendet werden.

Wir empfehlen die Kombination aus E-Rechnungspostfach und DATEV Unternehmen online. Die Rechnungen im E-Rechnungspostfach können automatisch an DATEV Unternehmen online weitergegeben werden. Das Postfach ist der zentraler Eingangs- und Ausgangskorb für alle E-Rechnungen. In DATEV Unternehmen online findet anschließend die Archivierung und die Weiterverarbeitung Richtung Finanzbuchführung statt. Bezüglich eines zukünftigen Tax-Reportings bzw. einer möglichen Plattformpflicht, sind Sie damit zukunftssicher aufgestellt.

Ja, das ist geplant. Aktuell ist nur die Anmeldung mit dem DATEV-Konto möglich.

Bei Kleinbeitragsrechnungen ist es nicht erforderlich eine E-Rechnung zu stellen. Diese sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. D. h. bei Kleinbeitragsrechnungen unter 250 EUR brutto kann weiterhin eine sonstige Rechnung gestellt werden.

Ja, es ist geplant eine entsprechende Anbindungsmöglichkeit anzubieten.

ELO plant eine Anbindung an die E-Rechnungsplattform. Eine Übersicht aller Anbieter, die eine Anbindung an die E-Rechnungsplattform planen, finden Sie im DATEV-Marktplatz unter dem Filter „E-Rechnung“: DATEV-Marktplatz

Die europäische Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung unterstützt nur Nettorechnungen und keine Bruttorechnungen. D.h. DATEV entspricht hier den europäischen Vorgaben.

Über eindeutige Identifier erkennt die E-Rechnungsplattform über welchen Kanal der Empfänger die E-Rechnung erhalten möchte. Im B2G-Bereich erfolgt dies z.B. über die Leitweg-ID. Im Bereich B2B z.B. über die TRAFFIQX-ID, Peppol-ID oder die USt-ID. Ggf. wird der Gesetzgeber im weiteren Verlauf Vorgaben zu verpflichtend zu verwendenden Identifiern machen.

Die DATEV E-Rechnungsplattform verfügt über Anbindungen an das TRAFFIQX- und das Peppol-Netzwerk und wird zukünftig Anbindungen an alle entstehenden Plattformen im Zuge der Einführung des USt-Meldesystems sicherstellen. Verfügt der Empfänger über keine dieser Anbindungen werden die Rechnungen bis zur Einführung des Meldesystems per E-Mail zugestellt.

Ja, ein Peppol-Access-Point ist vorhanden. Versand und Empfang über Peppol sind möglich.

Die Leitweg-ID ist ein Kennzeichen einer elektronischen Rechnung zur eindeutigen Adressierung von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland (B2G).

Die Leitweg-ID wird im Feld "Käuferreferenz" (BT-10) angegeben.Die Leitweg-ID ermöglicht eine Zustellung über das TRAFFIQX- oder Peppol-Netzwerk, je nach Präferenz des Empfängers. Ist weder TRAFFIQX noch Peppol hinterlegt, wird per E-Mail zugestellt.

Im B2B-Bereich ist keine Leitweg-ID erforderlich.

Das ist nicht notwendig, bietet aber Vorteile. Sollte der Empfänger eine verbundene Plattform oder ein verbundenes Netzwerk nutzen, wird auch hier die Zustellung der Rechnung an den Empfänger möglich sein. Alternativ erfolgt eine Zustellung per E-Mail.

Damit die Nachfolgeprozesse je Unternehmeridentität sauber funktionieren, sollte je Unternehmen ein “Konto” auf der E-Rechnungsplattform angelegt werden.

Ja, Interoperabilität zwischen den Plattformen muss von allen Plattformanbietern sichergestellt werden. DATEV wird mit der DATEV E-Rechnungsplattform die nationalen und europäischen Standards einhalten.

Die E-Rechnungsplattform hat das vorrangige Ziel, des Empfangs und der Zustellung von E-Rechnungen an den Geschäftspartner. Für den sicheren Datenaustausch werden sowohl das TRAFFIQX-Netzwerk als auch Peppol genutzt. Zusätzlich soll künftig auch das Tax-Reporting über die Plattform ermöglicht werden.

Das Unternehmen registriert/aktiviert das Postfach auf der E-Rechnungsplattform. Dadurch entsteht eine "ID" (TRAFFIQX-ID und Peppol-ID). Vorzugsweise wird diese eindeutige ID weitergegeben. Alternativ kann auch die von DATEV generierte E-Mail-Adresse weitergegeben werden.

Die Wirtschafts-ID ist für die eindeutige Identifizierung in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren relevant. Für den Rechnungsaustausch ist aktuell keine neue Rechnungspflichtangabe vorgesehen, d.h. sie ist kein Pflichtfeld auf der E-Rechnung und ist auch für die elektronische Übertragung nicht zwingend notwendig. Die Wirtschafts-ID kann aber als optionale Information auf der E-Rechnung angegeben werden.

Es sind alle normkonformen E-Rechnungsformate zulässig (conform und extended).

ZUGFeRD ab Version 2.0 ist ein Hybridformat und besteht aus einer Sichtkomponente (PDF-Datei) und einem strukturierten Datensatz (XML-Datei). Eine XRechnung besteht aus einem rein strukturierten Datensatz (XML-Datei). Darüber hinaus gibt es in der XRechnung zusätzliche Regeln, die im Datensatz erfüllt sein müssen.

Ja, wir setzen die jeweils aktuelle XRechnungs-Version fristgerecht um.

Hierbei handelt es sich nicht um E-Rechnungsformate, sondern um technische Standards zur Darstellung von XML-Datensätzen. Beide „Sprachen" sind im Kontext der EN 16931 zulässig.Hierbei handelt es sich nicht um E-Rechnungsformate, sondern um technische Standards zur Darstellung von XML-Datensätzen. Beide "Sprachen" sind im Kontext der EN 16931 zulässig.

Über EDI-Verfahren wird das rein strukturierte Rechnungsformat EDIFACT übertragen. EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 unverändert genutzt werden. Ab 01.01.2028 kann EDIFACT weiterhin genutzt werden, sofern die erforderlichen Informationen aus dem verwendeten Rechnungsformat richtig und vollständig extrahiert werden können, sodass das Ergebnis der EN 16931 entspricht bzw. mit ihr kompatibel ist.

Sammelrechnungen sind weiterhin erlaubt.

Das DATEV E-Rechnungspostfach erstellt und versendet im TRAFFIQX-Netzwerk entsprechend dem Wunschformat des Empfängers die Ausgangsrechnungen. Ist der Rechnungsempfänger nicht per Netzwerk erreichbar, so kann zukünftig ein Wunschformat für den Versand mitgegeben werden.

Beispiel: Der Rechnungssteller kann nur eine XRechnung erzeugen, der Rechnungsempfänger kann nur ZUGFeRD verarbeiten.

Grundsätzlich besteht seit dem 01.01.2025 eine Empfangsverpflichtung für alle EN 16931-konformen Formate. D.h. eine Ablehnung ist nicht ohne weiteres möglich. DATEV plant jedoch im Rahmen von Komfortfunktionen bspw. eine Konvertierung in das Empfänger-Zielformat anzubieten.

Im Rechnungsausgangspostfach können die Formate ZUGFeRD 2.x, XRechnung und Peppol BIS Billing 3.x erzeugt und versendet werden. Im Rechnungseingangspostfach können alle E-Rechnungsformate empfangen werden, die der EN 16931 entsprechen.

Die API akzeptiert beides: ZUGFeRD ab Version 2.x, sowie Rechnungsdaten im Format UBL oder CII. Die API erwartet formatkonforme Dateien. Alle eingelieferten Daten werden als Rohdaten angesehen, da die Originalrechnung auf der E-Rechnungsplattform erzeugt und versendet wird.

Richtig. Der Viewer ruft nur das PDF oder HTML ab. Im Anschluss gibt es eine Datenvisualisierung, welche vom Viewer angezeigt wird. Diese Datenvisualisierung kann mit den normkonformen E-Rechnungsformaten umgehen.

Für Baurechnungen sieht die EN 16931 eigene Rechnungstypen vor. Darüber hinaus können alle weiteren branchenspezifischen Informationen, die über den Standard der EN 16931 hinausgehen, laut Gesetzgeber zukünftig über sogenannte Extensions abgebildet werden.

Ja, es wird eine Datenvisualisierung erzeugt.

Empfehlung ist eine Anbindung des rechnungsschreibenden Systems bzw. Warenwirtschaftssystems an die DATEV E-Rechnungsplattform.

Die API zur Anbindung an die E-Rechnungsplattform ersetzt nicht die bestehenden Datenservices (z. B. Buchungsdatenservice). Sollen beispielsweise vollständige Buchungssätze aus dem rechnungsgenerierenden System in das DATEV-Ökosystem übertragen werden, ist neben der API-Anbindung der E-Rechnungsplattform der Buchungsdatenservice umzusetzen. Bevor Sie mit der Implementierung einzelner APIs bzw. Datenservices starten, empfehlen wir eine Allgemeine Konzeptberatung. Buchen sie dafür einfach einen Termin.

Nein, die APIs ergänzen sich. Der Versand sowie der Empfang einer E-Rechnung über die DATEV E-Rechnungsplattform wird über die (in der Entwicklung befindliche) Traffiqx Invoice API realisiert. Die bisherigen Datenservices sind weiterhin für die Rechnungs- und Datenübermittlung nach DATEV Unternehmen online bzw. Kanzlei Rechnungswesen zu nutzen (Archivierung der Belege und Bearbeitung in der Finanzbuchhaltung).

Im Regelfall ist das nicht sinnvoll, da

• nicht alle Kunden die DATEV E-Rechnungsplattform nutzen werden.
• nicht alle Rechnungen (z. B. B2C-Rechnungen) über die DATEV E-Rechnungsplattform versendet werden.
•  keine über die E-Rechnungsdaten hinausgehenden Daten wie z.B. Buchungsinformationen (z. B. Konto und Gegenkonto), SEPA- und Kassendaten transportiert werden können.

Alle Datenservices können heute bereits E-Rechnungen (ZUGFeRD und X-Rechnung) transportieren. Unterschiede ergeben sich in der Verarbeitung der Daten.

Belegbilderservice

Die Daten aus den E-Rechnungsformaten werden in Belege online vorbelegt. Wenn die E-Rechnung nicht valide ist, übernimmt automatisch der DATEV Buchungsassistent online (OCR) die Vorbelegung der Erfassungsfelder und der Buchungszeile.

Rechnungsdatenservice 1.0

Die Daten in den E-Rechnungsformaten können den strukturierten Daten des RDS 1.0 beigefügt und nach Belege online Bearbeitungsform Erweitert übernommen werden.

Rechnungsdatenservice 2.0

E-Rechnungsformate können als Anhang zu den Rechnungsdaten über den Belegbilderservice ergänzend mitgesendet werden. Die in den E-Rechnungsformaten enthaltenen Daten werden nicht ausgelesen bzw. weiterverarbeitet.

Buchungsdatenservice

E-Rechnungsformate können als Anhang zu den Buchungsdaten über den Belegbilderservice ergänzend mitgesendet werden. Die in den E-Rechnungsformaten enthaltenen Daten werden nicht ausgelesen bzw. weiterverarbeitet.

DATEV erzeugt sowohl für XRechnung als auch für ZUGFeRD 2.x eine Datenvisualisierung.

Die DATEV E-Rechnungsplattform steht jedem SW-Anbieter offen, welcher Rechnungen versendet (als Rechnungsschreibungslösungen, ERP) oder empfängt (also bspw. DMS Lösungen). Die Integrationsentscheidung trifft der jeweilige Anbieter. Über den DATEV-Marktplatz werden wir kommunizieren, wer sich integriert hat: Anbieter mit geplanter DATEV E-Rechnungsplattform-Anbindung.

Ja, es wird eine Sandbox zur Verfügung gestellt. Die Pilotierung mit ausgewählten Partnern ist Anfang des Jahres geplant.

Die API zur DATEV E-Rechnungsplattform ersetzt nicht die bestehenden Datenservices (wie z. B. den Buchungsdatenservice). Sollen beispielweise vollständige Buchungssätze aus dem rechnungsgeneriendem System in das DATEV-Ökosystem übertragen werden, ist neben der API-Anbindung der E-Rechnungsplattform der Buchungsdatenservice umzusetzen. Bevor sie mit der Implementierung einzelner APIs bzw. Datenservices starten, empfehlen wir eine allgemeine Konzeptberatung.

Der technische Abnahmeprozess sowie die genauen Konditionen werden aktuell ausgearbeitet. Wir werden ein sehr attraktives Modell schaffen. Unser Ziel ist es, dass sich möglichst viele Softwareanbieter an die Lösung anbinden.

Nein, es werden keine spezifischen Bibliotheken angeboten. Es wird eine von der Programmiersprache unabhängige, dem OpenAPI 3.0 Standard entsprechende API-Beschreibung veröffentlicht. Mit dieser lassen sich unter anderem auch Clientbibliotheken automatisiert erstellen.

Die Nutzung der API für Lösungsanbieter/Softwarehersteller ist kostenlos. Nutzer der Plattform können 25 Rechnungen kostenlos empfangen/versenden. Der Versand von weiteren Rechnungen wird bepreist. Bis Mitte 2025 ist die Nutzung komplett kostenlos. Details zur Preisgestaltung finden Sie hier: DATEV E-Rechnungsplattform

https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/datev-e-rechnungsplattform/

Die DATEV E-Rechnungsplattform ist als offenes Ökosystem konzipiert. Jedes Unternehmen kann die Plattform nutzen - unabhängig davon, ob das Unternehmen Mandant eines DATEV-Steuerberaters ist oder ob es Produkte von DATEV einsetzt. Im Zuge der Registrierung auf der Plattform wird das Unternehmen DATEV-Kunde. Die Anbindung der eigenen Lösung an die Plattform per API steht allen Lösungsanbietern zur Verfügung.

DATEV wird Partnerlösungen, die sich in die DATEV E-Rechnungsplattform integrieren, auf der Trefferliste im DATEV-Marktplatz speziell kennzeichnen. Über Filteroptionen werden Marktplatz-Nutzer außerdem nach entsprechenden Lösungen filtern können. Darüber hinaus weist DATEV auf dem jeweiligen Partnerprofil aus, dass die Lösung die DATEV E-Rechnungsplattform unterstützt. Partnerlösungen, die E-Rechnungen erstellen oder empfangen können (ohne Anbindung an die DATEV E-Rechnungsplattform), sind ebenfalls im DATEV-Marktplatz filterbar. Dritte Software-Hersteller mit einer Anbindung zur DATEV E-Rechnungsplattform listet DATEV auf einer Sammelseite im DATEV-Marktplatz.

Auch Software-Hersteller, die eine Anbindung ihrer Lösung an die DATEV E-Rechnungsplattform planen, listet DATEV im DATEV-Marktplatz. Bei DATEV-Marktplatz Partnern weist DATEV die geplante Anbindung auf der bestehenden Lösungsseite aus. Dritte Software-Hersteller listet DATEV auf einer Sammelseite. Voraussetzung für das Ausweisen der geplanten Anbindung ist die Abgabe einer Absichtserklärung.

Die Plattform richtet sich an alle Unternehmen. Egal ob Kleinstunternehmen mit geringem Rechnungsaufkommen oder Unternehmen mit sehr großem Belegvolumen.

Aktuell läuft die Pilotierung. DATEV wird entsprechende Schnittstellendokumentationen voraussichtlich Mitte 2026 zur Verfügung stellen.

Die Registrierung ist heute schon möglich. Der Empfang von Rechnungen ist bereits möglich. Der Versand von E-Rechnungen wird ab Mitte 2025 verfügbar sein.

Der Empfänger kann seinen Rechnungseingangsprozess bereits jetzt an die künftigen Vorgaben anpassen. Auch wenn der Rechnungsersteller seine Rechnungen (noch) per E-Mail versendet, können diese in die E-Rechnungsplattform (Posteingang) übernommen und ggf. in DATEV Unternehmen online archiviert sowie an die Finanzbuchführung weitergegeben werden.

Ja. DATEV stellt allen Software-Herstellern, die sich in die DATEV E-Rechnungsplattform integrieren, für deren Kommunikation ein Label bereit, das die Anbindung der Lösung an die Plattform widerspiegelt. Außerdem weist DATEV die Anbindung im DATEV-Marktplatz aus.

Software-Hersteller, die eine Anbindung ihrer Lösung an die DATEV E-Rechnungsplattform planen, profitieren ebenfalls von Vermarktungsvorteilen. Diese erhalten von DATEV ein Info-Banner für ihre Website, um ihre Kundinnen und Kunden über die geplante Anbindung und ihre Vorteile zu informieren. Auch eine geplante Anbindung weist DATEV im DATEV-Marktplatz aus. Voraussetzung für die Vermarktung einer geplanten Anbindung ist die Abgabe einer Absichtserklärung.

Ja. Bei einer vertraglichen Partnerschaft mit DATEV erfolgt die Listung im DATEV-Marktplatz mit einem eigenen Profil. Dritte Software-Hersteller mit einer Anbindung an die DATEV E-Rechnungsplattform listet DATEV auf einer Sammelseite. Software-Hersteller können sich für eine Partnerschaft als DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner bewerben. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Seite Erste Schritte zum Partnerstatus.

Auch Software-Hersteller, die eine Anbindung ihrer Lösung an die DATEV E-Rechnungsplattform planen, listet DATEV im DATEV-Marktplatz. Bei DATEV-Marktplatz Partnern weist DATEV die geplante Anbindung auf der bestehenden Lösungsseite aus. Dritte Software-Hersteller listet DATEV auf einer Sammelseite. Voraussetzung für das Ausweisen der geplanten Anbindung ist die Abgabe einer Absichtserklärung.

Software-Hersteller haben die Möglichkeit, über eine Absichtserklärung zu bekunden, dass sie eine Anbindung ihrer Lösung an die DATEV E-Rechnungsplattform planen. Diese Software-Hersteller erhalten von DATEV dann ein Info-Banner für ihre Website, um ihre Kundinnen und Kunden über die geplante Anbindung und ihre Vorteile zu informieren. Außerdem weist DATEV die geplante Anbindung im DATEV-Marktplatz aus. Die Absichtserklärung erfolgt per Webformular.