Bares für Wahres

Viele Kanzleien arbeiten noch immer mit gewachsenen Honorarmodellen. Leistungen werden über Jahre hinweg in Pauschalen gebündelt, oft orientiert an Vorjahreswerten. Das wirkt auf den ersten Blick unkompliziert, führt aber langfristig zu Honorarverlusten und mangelnder Transparenz. Auch Anna Kessler kennt diese Ausgangssituation: „Das war auch bei uns so. Wir sind Berater, alles in einen Topf. Und am Ende gibt es ein Pauschalhonorar, besprochen nach Stundensatz, aber nie wirklich getrennt nach Leistungen.“ In der Konsequenz heißt das, dass zusätzliche Beratungsaufwände im Gesamtpaket verschwinden. Mandanten erkennen den Mehrwert nicht und der Kanzlei entgeht Umsatz, da Leistungen gar nicht abgerechnet werden.“ 

Der Wandel begann mit einer grundlegenden Entscheidung: Leistungen werden konsequent getrennt erfasst und abgerechnet. „Wir haben ganz klar auftragsbezogen angefangen zu arbeiten. Ein Mandant ruft an wegen einer PV-Anlage, ein anderes Mal wegen Digitalisierung, das sind völlig unterschiedliche Themen. Und genau daraus ergeben sich Honorare.“ Dieser Perspektivwechsel ist wichtig. Denn erst wenn Leistungen sichtbar werden, können sie auch bewertet und bepreist werden. 

Besonders deutlich zeigt sich das Potenzial bei Leistungen, die nicht unmittelbar zur klassischen Steuerdeklaration gehören. Dazu zählen bei der Steuerkanzlei Kessler beispielsweise die Themen Digitalisierungsberatung, Verfahrensdokumentation oder strategische Unternehmensberatung. „Die Digitalisierungsberatung ist das beste Beispiel“, sagt Anna Kessler. „Die Einführung von Prozessen, Schnittstellen oder die Verfahrensdokumentation sind Themen, die eigentlich weit weg von der klassischen Steuerberatung sind. Aber der Mandant fragt uns, weil wir kompetent sind und er uns vertraut. Und genau deshalb müssen wir das auch als eigenständige Leistung abrechnen.“ Ähnlich verhält es sich mit strategischen Gesprächen. In ihrer Kanzlei haben sich sogenannte Herbstgespräche etabliert, bei denen Mandanten aktiv vor dem Jahreswechsel beraten werden. „Wir besprechen dort, welche Steuerzahlungen anstehen und was man noch gestalten kann. Ehrlich gesagt ist das für uns wichtiger als das klassische Jahresabschlussgespräch.“ Früher wurden solche Gespräche oft „miterledigt“. Heute werden sie bewusst bewertet. Dabei hat die Kanzlei verschiedene Modelle getestet, „wir haben versucht, eine Pauschale zu entwickeln. Aber das funktioniert nicht, weil der Aufwand sehr unterschiedlich ist. Der eine braucht zwei Stunden, der andere sechs oder sieben. Das wäre nicht fair.“ Die Lösung besteht aus einem hybriden Ansatz mit klaren Regeln.

Damit diese Entscheidungen fundiert getroffen werden können, ist eine vollständige Zeiterfassung unerlässlich. Sie dient neben der Abrechnung auch der Steuerung. „Ich schaue mir regelmäßig an, wo noch offene Zeiten sind. Und das Team ist angehalten, das aktiv zu melden. Sonst geht einfach zu viel verloren.“ Zudem gibt es eindeutige Verantwortlichkeiten. Wer entscheidet über die Abrechnung? Welche Leistungen werden welchem Auftrag zugeordnet? Diese Vorgehensweiseverhindert Inkonsistenzen und schafft intern und extern Verlässlichkeit. 

Die Frage nach dem richtigen Preismodell beschäftigt viele Kanzleien. Anna Kesslers Erfahrung zeigt: Es gibt keine universelle Lösung. „Ich glaube nicht, dass es den einen richtigen Weg gibt. Nur nach Stunden oder nur nach Gegenstandswerten, das funktioniert beides nicht allein.“ Stattdessen setzt sie auf eine Mischform. Standardisierbare Leistungen werden pauschaliert, etwa bei der jährlichen Überprüfung Verfahrensdokumentation. „Da haben wir gesagt, dass wir im Regelfall zwei bis vier Stunden brauchen, also nehmen wir eine Pauschale von 400 Euro. Und wenn der Aufwand deutlich höher ist, sprechen wir mit dem Mandanten.“

Individuelle Beratungen hingegen werden weiterhin nach Zeit abgerechnet. Gleichzeitig spielt der Wert der Leistung eine immer größere Rolle. „Wir haben oft die Situation, dass ein erfahrener Berater ein Thema in einer Stunde löst. Aber das sind 40 Jahre Erfahrung, der Wert ist ein ganz anderer.“ Gerade bei komplexen Themen wie der Erbschaftsteuer oder der Unternehmensnachfolge reicht eine reine Zeitabrechnung nicht aus. „Da schauen wir auch auf Gegenstandswerte und sprechen offen mit dem Mandanten. Manchmal fragen wir sogar: Was war es dir wert? Und das funktioniert erstaunlich gut.“ 

Ein zentrales Hindernis für viele Kanzleien ist die Scheu vor Honorargesprächen. Doch genau hier liegt ein entscheidender Hebel. Anna Kessler hat die Erfahrung gemacht, dass Mandanten deutlich weniger kritisch reagieren als oft angenommen. „Wir gehen sehr transparent in diese Gespräche rein und sagen ganz klar: Das ist der Aufwand, das ist die Leistung und diese Vergütung brauchen wir. Und im Großen funktioniert das ohne Probleme.“ Wichtig ist dabei, den Nutzen klar zu vermitteln. “Unsere Kunden müssen verstehen, welchen Mehrwert sie erhalten. Dieser besteht fast immer in einer besseren Entscheidungsgrundlage, höheren Sicherheit oder Zeitersparnis.”

Gleichzeitig spielt der richtige Zeitpunkt eine zentrale Rolle. „Was der Kunde gar nicht mag, ist, wenn nach einem Jahr plötzlich noch eine Nachberechnung kommt. Der hat längst vergessen, was im Frühjahr alles passiert ist.“ Deshalb setzt die Kanzlei auf zeitnahe Abrechnung. Sobald eine Beratungsleistung abgeschlossen ist, wird sie auch fakturiert. Das sorgt für Klarheit und reduziert Diskussionen erheblich. 

Neben klassischen Beratungsleistungen gibt es zahlreiche oft unterschätzte Honorarquellen. Im Bereich Digitalisierung etwa entstehen neue Möglichkeiten. Anna Kessler hat beispielsweise eine eigene Pauschale für IT- und Plattformkosten eingeführt. „Wir haben uns angeschaut, welche Kosten tatsächlich mandantenbezogen sind und daraus eine Pauschale entwickelt. Und ehrlich gesagt, gab es noch nie eine Nachfrage.“

Ein weiteres Beispiel ist die klare Abgrenzung innerhalb der Beratung. „Wenn ein Mandant anruft und eine Frage zur Umsatzsteuer hat, dann läuft das bei uns über die Buchhaltung. Aber wenn er gleichzeitig noch fünf andere Themen besprechen will, dann buchen wir das auf separate Aufträge mit einem anderen Stundensatz und rechnen zeitnah ab.“ Diese Differenzierung macht Leistungen nicht nur abrechenbar, sondern auch nachvollziehbar. 

Die Erfahrungen von Anna Kessler zeigen deutlich: In der Honorarstrategie liegt ein enormes Potenzial für Kanzleien. Wer Leistungen konsequent trennt, strukturiert erfasst und transparent kommuniziert, kann zusätzliche Umsätze generieren, ohne die Mandantenbeziehung zu belasten. Entscheidend ist dabei ein Perspektivwechsel. Beratung ist keine Nebenleistung, sondern ein eigenständiges Produkt mit klarem Mehrwert.

Oder, wie Anna Kessler es formuliert: „Wir stellen uns da oft selbst ins falsche Bild. Kein Rechtsanwalt rührt einen Stift, bevor er nicht über das Honorar gesprochen hat. Und wir? Wir liefern hochqualifizierte Beratung und fragen uns dann, ob wir das abrechnen dürfen.“

Kanzleien, die diesen Denkfehler überwinden, schaffen die Grundlage für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg und positionieren sich gleichzeitig als das, was sie längst sind: unverzichtbare Partner ihrer Mandanten bei unternehmerischen Entscheidungen.