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E-Mail-Kommunikation mit DATEV
Beim elektronischen Geschäftsverkehr mit DATEV können Sie sich darauf verlassen, dass vertrauliche Daten vor ungewolltem Zugriff geschützt sind. Hier erfahren Sie, wie wir das sicherstellen.
So sendet DATEV vertrauliche Daten über E-Mail
Wenn wir unseren Kommunikationspartnern vertrauliche Daten per E-Mail zusenden, tun wir das verschlüsselt. Je nachdem, welche technischen Voraussetzungen beim Kommunikationspartner vorliegen, verschlüsseln wir die E-Mails auf unterschiedliche Weise:
SmartCard/mIDentity
SmartCard/mIDentity
SmartCard/mIDentity
Portal-Mail
S/MIME-/PGP-Zertifikat
Wenn Sie eine DATEV SmartCard oder einen DATEV mIDentity mit Ihrer E-Mail-Adresse besitzen, werden E-Mails von DATEV an Ihre E-Mail-Adresse mit den zugehörigen Zertifikaten verschlüsselt. Die Verschlüsselung erfolgt mit allen für Ihre E-Mail-Adresse ausgestellten Zertifikaten, die Sie zum Download freigegeben haben. Das heißt, Sie können eine vertrauliche Nachricht mit allen SmartCards bzw. mIDentity-Sticks, die Sie zum Download freigegeben haben, entschlüsseln. Voraussetzung ist, dass Sie Microsoft Outlook als E-Mail-Client verwenden.
Wie Sie Verschlüsselungszertifikate Ihrer DATEV SmartCard zum Download freigeben, erfahren Sie im DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1071175.
Wenn Sie keine DATEV SmartCard oder DATEV mIDentity und kein S/MIME- oder PGP-Zertifikat haben, wird Ihnen der Inhalt einer vertraulichen E-Mail verschlüsselt als Anhang „secure-email.html" zugestellt. Beim Aufruf dieser Anlage wird der Inhalt mithilfe einer gesicherten Verbindung in das Entschlüsselungsportal der DATEV E-Mail-Verschlüsselung geladen und entschlüsselt angezeigt. Sie müssen hierfür einmalig am Entschlüsselungsportal DATEV E-Mail-Verschlüsselung ein Passwort vergeben. Bei jeder weiteren verschlüsselten E-Mail melden Sie sich mit dem von Ihnen vergebenen Passwort am Entschlüsselungsportal an. Ausführliche Hinweise dazu finden Sie unter www.datev.de/portalmail.
Wenn Sie ein S/MIME- oder PGP-Zertifikat mit Ihrer E-Mail-Adresse besitzen, das von einer anderen Zertifizierungsstelle als DATEV stammt, werden E-Mails von DATEV an Ihre E-Mail-Adresse mit diesem Zertifikat verschlüsselt. Die Verschlüsselung erfolgt mit allen für Ihre E-Mail-Adresse ausgestellten Zertifikaten, die Sie an DATEV übermittelt haben. Das heißt, Sie können eine vertrauliche Nachricht mit allen Zertifikaten, die Sie an DATEV übermittelt haben, entschlüsseln.
Zur Übermittlung eines Zertifikats an DATEV senden Sie eine signierte E-Mail an:
schluesselimport@datev.de
Digitale Signatur
Damit Sie sicher sein können, dass Nachrichten, die Sie von DATEV erhalten, tatsächlich von DATEV gesendet und nicht verändert wurden, versendet DATEV seine E-Mails mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Signierte E-Mails von DATEV.
So empfängt DATEV vertrauliche Daten über E-Mail
DATEV kann keine vertraulichen Daten annehmen, die unverschlüsselt per E-Mail eingehen. Verschlüsseln Sie Ihre E-Mails an DATEV unbedingt, falls diese
- Mandatsverhältnisse offenbaren und/oder
- Aufträge oder Verträge beinhalten, die eine Unterschrift benötigen.
Die S/MIME-Zertifikate der DATEV-E-Mail-Adressen können Sie auf folgender Website herunterladen. PGP-Zertifikate werden für die DATEV-E-Mail-Adressen nicht bereitgestellt.
Wenn Sie eine DATEV SmartCard oder einen DATEV mIDentity mit Ihrer E-Mail-Adresse besitzen, können Sie damit verschlüsselte E-Mails an DATEV senden. Voraussetzung ist, dass Sie Microsoft Outlook als E-Mail-Client verwenden. Wie Sie E-Mails mit DATEV SmartCard oder DATEV mIDentity verschlüsseln, erfahren Sie im DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1005148.
Sie haben DATEV-Software im Einsatz? Dann empfehlen wir, für die Übertragung von vertraulichen Informationen oder Anlagen den Servicekontakt zu nutzen. Dabei handelt es sich um einen sicheren Übertragungsweg, über den Ihre Serviceanfrage direkt an das zuständige Serviceteam bei DATEV weitergeleitet wird. Sie finden den Servicekontakt in allen DATEV-Anwendungen über Hilfe | Servicekontakt oder online unter datev.de | Service & Support | Kundensupport | Programmservice | Servicekontakt.
Produktinformation
DATEV bietet das Produkt DATEV E-Mail-Verschlüsselung an. Bei dieser Lösung werden die E-Mails über das DATEV-Rechenzentrum geleitet und dort zentral ver- und entschlüsselt. Voraussetzung ist der Einsatz von DATEVnet.
Antworten auf häufige Fragen
Hier finden Sie - thematisch sortiert - Antworten auf Fragen zur E-Mail-Kommunikation mit DATEV.
Signierte E-Mail
1. Ich habe eine signierte E-Mail von DATEV erhalten. Beim Öffnen wird gemeldet, dass die Signatur nicht vertrauenswürdig ist.
Das von DATEV verwendete Herausgeberzertifikat ist auf dem System nicht vorhanden. Im Hilfe-Dokument 1009970 finden Sie eine Anleitung für die Installation des fehlenden Zertifikats.
Sichere E-Mail
2. Ich habe von DATEV eine Benachrichtigung über Sichere E-Mail erhalten. Wie kann ich die Sichere E-Mail entschlüsseln?
Im Hilfe-Dokument 1071723 finden Sie eine Anleitung zur Entschlüsselung der Sicheren E-Mail inklusive Hilfe-Video.
3. Was kann ich tun, wenn der Anhang secure-email.html fehlt?
Entweder filtert eine Sicherheitslösung in Ihrem Netzwerk den Anhang heraus oder Ihr E-Mail-Client zeigt ihn nicht richtig an. Wenden Sie sich an Ihren Administrator oder IT-Dienstleister. Sie können Ihnen den Anhang bereitstellen.
4. Wenn ich den Anhang secure-email.html öffne und dann OK klicke, passiert nichts.
Ihr E-Mail-Client oder Web-Mailer zeigt den Anhang im Vorschaumodus an. Dadurch läuft das Entschlüsselungsprogramm nicht. Speichern Sie den Anhang auf der Festplatte und klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie "öffnen mit" und anschließend einen Webbrowser aus.
5. Die Entschlüsselung des Anhangs secure-email.html funktioniert in meinem Webbrowser nicht.
Einstellungen in Ihrem Webbrowser verhindern die Entschlüsselung. Speichern Sie den Anhang secure-email.html auf der Festplatte und klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie "öffnen mit" und anschließend einen anderen Webbrowser aus.
6. Ich habe das Passwort für die Entschlüsselung des Anhangs secure-email.html vergessen.
Im Hilfe-Dokument 1003285 finden Sie eine Anleitung, wie Sie das Passwort zurücksetzen können.
7. Nach dem Öffnen des Anhangs secure-email.html werde ich zur Eingabe eines Passworts aufgefordert. Ich habe noch nie ein Passwort für die Entschlüsselung vergeben.
Sie oder eine andere Person haben bereits ein Passwort vergeben. Im Hilfe-Dokument 1003285 finden Sie eine Anleitung, wie Sie das Passwort zurücksetzen können.
8. Ich habe mein Passwort zur Entschlüsselung des Anhangs secure-email.html zurückgesetzt, erhalte aber die Passwort-Rücksetzungs-E-Mail nicht.
Eine Sicherheitslösung in Ihrem Netzwerk blockiert die Passwort-Rücksetzungs-E-Mail. Kontrollieren Sie Ihren Spam-Ordner. Wenn Sie die E-Mail dort nicht finden, wenden Sie sich an Ihren Administrator oder IT-Dienstleister. Sie können Ihnen den Anhang bereitstellen.
9. Mein Account für die Entschlüsselung des Anhangs secure-email.html wurde gesperrt, weil ich das Passwort zu oft falsch eingegeben habe.
Die Sperre wird nach 15 Minuten automatisch wieder aufgehoben. Anschließend können Sie das richtige Passwort eingeben oder das Passwort zurücksetzen. Eine Anleitung zum Zurücksetzen des Passworts finden Sie im Hilfe-Dokument 1003285.
10. Ich habe eine DATEV SmartCard oder einen DATEV mIDentity mit meiner E-Mail-Adresse und möchte verschlüsselte E-Mails von DATEV an mich damit entschlüsseln.
Geben Sie Ihre DATEV SmartCard oder Ihren DATEV mIDentity für die Verschlüsselung frei. Im Hilfe-Dokument 1071175 finden Sie dazu eine Anleitung. Zukünftig können Sie verschlüsselte E-Mails von DATEV mit der DATEV SmartCard oder dem DATEV mIDentity entschlüsseln.
Verschlüsselte E-Mail
11. Ich habe eine verschlüsselte E-Mail von DATEV erhalten. Die E-Mail ist leer und ohne Anhang. Ich erhalte die Meldung "Der Name Ihrer digitalen ID kann im zugrunde liegenden Sicherheitssystem nicht gefunden werden."
Die E-Mail wurde für eine DATEV SmartCard oder einen DATEV mIDentity verschlüsselt, auf der bzw. dem die Empfänger-E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Verwenden Sie diese DATEV SmartCard oder diesen DATEV mIDentity für die Entschlüsselung. Eine Anleitung finden Sie im Hilfe-Dokument 1015724.
12. Ich habe eine verschlüsselte E-Mail von DATEV erhalten. Die E-Mail ist leer und ohne Anhang. Ich erhalte die Meldung "Der Name Ihrer digitalen ID kann im zugrunde liegenden Sicherheitssystem nicht gefunden werden." An meinem Rechner steckt eine DATEV SmartCard oder ein DATEV mIDentity mit der Empfänger-E-Mail-Adresse.
Sie haben mehrere DATEV SmartCards oder DATEV mIDentity-Sticks mit dieser E-Mail-Adresse. Die DATEV SmartCard oder der DATEV mIDentity an Ihrem Rechner ist nicht für die Verschlüsselung freigegeben. Geben Sie alle SmartCards Ihrer Beraternummer zum Download frei. Die Anleitung dazu finden Sie im Hilfe-Dokument 1071175. Zukünftig können Sie die E-Mails mit der gesteckten DATEV SmartCard oder dem gesteckten DATEV mIDentity entschlüsseln.