Direkt durchstarten: Entdecken Sie alltagstaugliche Lösungen mit Sprachmodellen, die die Abläufe in Ihrer Kanzlei vom ersten Tag an spürbar entlasten – in einer gewohnt sicheren DATEV-Umgebung.
Text: Martina Mendel Fotos: Florian Generotzky Illustration: Mina Kim
Wie lassen sich Künstliche Intelligenz und Sprachmodelle sinnvoll in der Kanzlei einsetzen, ohne gleich den großen KI-Umbau auszurufen? Kein Problem: Unkomplizierte KI-Helfer von DATEV können E-Mails formulieren, Besprechungsnotizen anfertigen oder den Posteingang vorsortieren. Besonders für KI-Starter liegt der Nutzen oft schon in kleinen, aber wirkungsvollen Schritten. Der größte Mehrwert entsteht, wenn KI nicht als einzelnes Werkzeug genutzt, sondern in bestehende Kanzleiprozesse integriert wird.
Um beherzt zu starten, muss man sich also nicht gleich mit autonomen Systemen oder spektakulären Zukunftsszenarien befassen. Anwendungen im DATEV-Umfeld bieten den unschlagbaren Vorteil, dass diese Funktionen in einer sicheren und datenschutzkonformen Umgebung eingesetzt werden können.
Dr. Matthias Blank, Steuerberater und Softwareentwickler bei DATEV, beschäftigt sich mit dem Einsatz von KI in der Softwareentwicklung. Er beobachtet, dass sich gerade im Kanzleiumfeld viele alltagstaugliche Anwendungsfälle abzeichnen. Sieben davon hier im Überblick.
1. Notizen professionell dokumentieren
Nach einem Telefonat oder einer Besprechung gibt es häufig nur ein paar Notizen: Namen, Zahlen, halbe Sätze, offene Fragen. Später soll daraus ein nachvollziehbarer Aktenvermerk werden, der sauber dokumentiert und im System abgelegt werden kann. An dieser Stelle können Sprachmodelle unsortierte Informationen in eine klare Struktur bringen, etwa nach Sachverhalt, offenen Punkten, Fristen oder zu erledigenden Aufgaben. Auch handschriftliche Notizen oder Scan-Inhalte lassen sich so besser aufbereiten. Das spart Zeit bei der Nachbereitung und macht die Notizen später besser nachvollziehbar.
2. Juristische Inhalte übersetzen
Was für Fachleute selbstverständlich klingt, ist für Mandanten oft erklärungsbedürftig. Begriffe wie Pflichtteil, Nießbrauch oder verdeckte Gewinnausschüttung erschließen sich vielen nicht von selbst. KI kann solche Inhalte in alltagsnahe Sprache übertragen. Denn gute Beratung zeigt sich nicht nur in der fachlichen Qualität, sondern auch darin, komplexe Zusammenhänge erklären zu können. So lässt sich etwa zuerst die Recherche mit DATEV LEXchat unterstützen. Im nächsten Arbeitsschritt können die gewonnenen Inhalte auch verständlich, praxisnah und adressatengerecht für die Mandanten aufbereitet werden.
3. Einfache Berechnungen vorbereiten
Eine Text-KI kann auch bei einfachen Berechnungen nützlich sein, etwa bei Überschlagsrechnungen, Vergleichsmodellen oder ersten Einordnungen. Denkbar sind grobe Rechtsformvergleiche, Hochrechnungen oder erste Annäherungen im Umfeld von Immobilien, Schenkungen oder Nachfolgefragen. Dabei geht es nicht um endgültige, exakte Werte, sondern um einen schnellen ersten Arbeitsstand. Die Ergebnisse müssen geprüft, Annahmen nachvollzogen und fachlich eingeordnet werden – denn die letzte Entscheidung trifft stets der Mensch.
4. Posteingang vorsortieren
In Kanzleien müssen täglich eingehende E-Mails, Anhänge, Schreiben und Dokumente schnell gesichtet und eingeordnet werden. Sprachmodelle können Inhalte gut zusammenfassen, Kernaussagen herausarbeiten und Unterlagen übersichtlicher aufbereiten. So lässt sich schneller erkennen, worum es im Kern geht und welche Punkte für die weitere Bearbeitung wichtig sind. Gerade bei einem hohen Informationsaufkommen kann das helfen, den Überblick zu behalten und den Routineaufwand zu reduzieren.
5. Informationen pro Mandant ordnen
Komplexe Fälle bestehen selten aus einem einzigen Dokument. Meist verteilen sich Informationen auf E-Mails, Gesprächsnotizen, ältere Schreiben, Rückfragen und einzelne Anhänge. Eine Text-KI kann helfen, indem sie diese Inhalte chronologisch ordnet: Was ist wann passiert, welche Informationen liegen bereits vor, wo bestehen Widersprüche, welche Punkte sind noch offen? Diese strukturierte Aufbereitung ist sowohl intern hilfreich als auch in der Kommunikation mit Mandanten. Denn wer einen Sachverhalt zeitlich und inhaltlich klar darstellen kann, schafft nicht nur mehr Übersicht, sondern oft auch eine bessere Grundlage für die weitere Beratung.
6. Aus Belegen Buchungen vorschlagen
Digitale Belege lassen sich automatisiert auslesen, Informationen wie Geschäftspartner, Rechnungsbetrag oder IBAN vorbelegen und für die weitere Bearbeitung aufbereiten. So entstehen Buchungsvorschläge, die im gewohnten Rechnungswesenprozess weiterverarbeitet werden können. Mit den DATEV Automatisierungsservices Rechnungen und Bank zeigt sich schon heute, wie Künstliche Intelligenz das Buchen digitaler Belege und elektronischer Kontoumsätze im Rechnungswesen effizienter macht.
7. Unterlagen in die Deklaration einbinden
Mandanten können ihre Unterlagen direkt in DATEV Meine Steuern oder per DATEV Upload mobil erfassen und an die Kanzlei übermitteln. Statt Papierbelege nachzureichen oder Unterlagen einzeln per Mail zu versenden, werden die Dokumente zentral und digital zur Verfügung gestellt. Das erleichtert die Zusammenarbeit und auch die weitere Bearbeitung. Die hochgeladenen Belege im Programm Einkommensteuer lassen sich mit Digitale Belege Steuern direkt verknüpfen. Dadurch werden Belege nicht nur digital gesammelt, sondern auch strukturiert in die Deklaration eingebunden. So wird KI zu einem integrierten Bestandteil der Kanzleiarbeit.
Passende Wissens- und Weiterbildungsangebote rund um KI in der Kanzlei gibt es im DATEV Wissensfinder: