DATEV magazin 07/2026: KI intelligent nutzen
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KI ist kein Zukunftsthema mehr
Viele Kanzleien beschäftigen sich bereits mit KI. Der Schritt in die tägliche Nutzung fällt jedoch oft schwer. Zu komplex, zu wenig Zeit, zu viele offene Fragen.
Dabei zeigt die Praxis: Wer mit einfachen Anwendungsfällen startet, erkennt schnell, wo KI im Kanzleialltag unterstützen kann. Denn KI unterstützt in der Kanzlei heute besonders bei:
- Texte erstellen und überarbeiten
- Komplexe Informationen zusammenfassen
- Besprechungen dokumentieren
- Wissen schneller finden
- Routineaufgaben vorbereiten
- Buchungsvorschläge vorbereiten
KI-Kompetenz systematisch aufbauen
Der Umgang mit Künstlicher Intelligenz ist eine Kompetenz, die sich durch Praxis entwickelt. Je häufiger Mitarbeitende KI im Arbeitsalltag einsetzen, desto besser können sie die Möglichkeiten und Grenzen der Technologie einschätzen.
Damit Wissen nicht bei einzelnen Personen bleibt, lohnt es sich, den Austausch im Team aktiv zu fördern. Kanzleien können beispielsweise erfolgreiche Anwendungsfälle sammeln, bewährte Prompts dokumentieren oder Erfahrungen regelmäßig im Team besprechen. So entsteht Schritt für Schritt ein gemeinsamer Wissensbestand, auf den alle Mitarbeitenden zugreifen können.
Hilfreich ist es außerdem, feste Lern- und Experimentierzeiten einzuplanen. Schon wenige Minuten pro Woche reichen aus, um neue Funktionen kennenzulernen, Anwendungsfälle zu testen oder Erfahrungen auszutauschen.
So wird KI nach und nach zu einem selbstverständlichen Werkzeug im Kanzleialltag. Ergänzend unterstützen Weiterbildungsangebote dabei, Fachwissen aufzubauen und aktuelle Entwicklungen im Blick zu behalten. Denn Künstliche Intelligenz entwickelt sich kontinuierlich weiter – und mit ihr die Möglichkeiten für die Kanzlei.
Praxistipp:
- Regelmäßig Zeit für den Austausch zu KI-Themen im Team einplanen
- Erfolgreiche Anwendungsfälle und Prompts dokumentieren und teilen
- Mitarbeitende ermutigen, neue Einsatzmöglichkeiten auszuprobieren
- Interne Ansprechpartner oder KI-Verantwortliche benennen
- Weiterbildungs- und Informationsangebote nutzen Erkenntnisse aus
- Pilotprojekten für die gesamte Kanzlei verfügbar machen
- In der DATEV KI-Werkstatt haben Sie die Gelegenheit, anhand von Prototypen die Möglichkeiten generativer KI in einem geschützten Umfeld von DATEV zu testen.
KI unterstützt – Entscheidungen treffen Menschen.
Künstliche Intelligenz kann Inhalte erstellen, Informationen aufbereiten und Arbeitsprozesse beschleunigen. Die fachliche Prüfung und Verantwortung verbleiben jedoch beim Menschen.
Deshalb sollten KI-Ergebnisse stets auf Plausibilität, Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit überprüft werden. Gerade in der steuerlichen Beratung bleiben Erfahrung, Urteilsvermögen und Expertise unverzichtbar.
Promptbeispiele für den Kanzleialltag
Nutzen Sie diese Beispiele als Inspiration für den Einstieg in die Arbeit mit KI. Die Prompts lassen sich direkt an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.
Mandantengespräch dokumentieren
Praxisbeispiel: Nach einem Telefonat oder einer Besprechung werden stichpunktartige Notizen in den Prompt eingefügt. Der KI-Assistent erstellt daraus automatisch eine einheitliche, nachvollziehbare Gesprächsdokumentation für die Mandantenakte. Dadurch sparen Kanzleien Zeit und stellen eine konsistente Dokumentation sicher.
"Du bist eine erfahrene Kanzleiassistenz für Steuerberater. Erstelle aus den folgenden Notizen eines Mandantengesprächs eine strukturierte Gesprächsdokumentation.
Berücksichtige dabei folgende Anforderungen:
- Fasse die Inhalte sachlich, präzise und professionell zusammen.
- Trenne zwischen Fakten, Vereinbarungen und offenen Punkten.
- Verwende eine neutrale Sprache ohne Interpretationen.
- Hebe Fristen, Termine und Verantwortlichkeiten deutlich hervor.
- Formuliere die Dokumentation so, dass sie direkt in der digitalen Mandantenakte abgelegt werden kann.
- Falls Informationen fehlen oder unklar sind, liste diese unter „Klärungsbedarf“ auf.
Verwende folgende Struktur:
Gesprächsdaten:
- Datum
- Teilnehmer
- Anlass des Gesprächs
Besprochene Themen
- Thema 1
- Thema 2
- Thema 3
Vereinbarte Maßnahmen Aufgabe Verantwortlich Termin/Frist Offene Fragen / Klärungsbedarf Nächste Schritte Hier sind die Gesprächsnotizen:
[NOTIZEN EINFÜGEN]"
Mandantenkommunikation vereinfachen
Praxisbeispiel: Sie möchten Mandanten über fehlende Unterlagen, Fristen oder steuerliche Änderungen informieren. Der KI-Assistent erstellt daraus in wenigen Sekunden einen professionellen Entwurf, der individuell angepasst und direkt weiterverwendet werden kann.
"Du bist Kommunikationsassistenz in einer Steuerberatungskanzlei. Erstelle auf Basis der folgenden Informationen einen professionellen Entwurf für die Mandantenkommunikation.
Ziel ist es, steuerliche Sachverhalte verständlich, freundlich und klar zu vermitteln. Passe die Formulierung an die jeweilige Kommunikationsform an (E-Mail, Informationsschreiben oder Terminvorbereitung).
Berücksichtige dabei folgende Anforderungen:
- Verwende eine verständliche und mandantenorientierte Sprache.
- Vermeide unnötigen Fachjargon.
- Erläutere Fachbegriffe, wenn sie erforderlich sind.
- Formuliere freundlich, professionell und serviceorientiert.
- Stelle die wichtigsten Informationen übersichtlich dar. Weise auf erforderliche Unterlagen, Fristen oder Handlungsbedarfe hin.
- Formuliere einen klaren Abschluss mit den nächsten Schritten.
Folgende Angaben liegen vor:
- Art der Kommunikation: [E-Mail | Informationsschreiben | Terminvorbereitung]
- Zielgruppe: [Privatperson | Unternehmer | Freiberufler | Verein | Sonstige]
- Anlass: [ANLASS BESCHREIBEN]
- Wichtige Informationen: [INFORMATIONEN EINFÜGEN]
- Gewünschtes Ziel: [Z. B. Unterlagen anfordern, über Frist informieren, Termin vorbereiten, Sachverhalt erläutern]
Erstelle einen versandfertigen Entwurf."
Besprechungsprotokoll: To-do-Liste ableiten
Praxisbeispiel: Nach einer Mandantenbesprechung, einem Teammeeting oder einem Abstimmungstermin erstellt der KI-Assistent automatisch eine strukturierte To-do-Liste mit Verantwortlichkeiten, Fristen und offenen Punkten. Dadurch werden Vereinbarungen transparent dokumentiert und Aufgaben können gezielt nachverfolgt werden.
"Du bist Kanzleiassistenz in einer Steuerberatungskanzlei. Analysiere das folgende Besprechungsprotokoll, die Gesprächsnotizen oder die Mitschrift eines Termins und leite daraus eine strukturierte Aufgabenliste ab.
Ziel ist es, alle vereinbarten Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Fristen übersichtlich darzustellen.
Berücksichtige dabei folgende Anforderungen:
- Identifiziere alle Aufgaben und Folgeaktivitäten.
- Ordne jeder Aufgabe einen Verantwortlichen zu, sofern dieser genannt wird.
- Extrahiere Fristen, Termine und zeitliche Vorgaben.
- Formuliere Aufgaben konkret, eindeutig und umsetzbar.
- Kennzeichne fehlende oder unklare Verantwortlichkeiten.
- Weise auf offene Fragen und Klärungsbedarf hin.
- Fasse ähnliche Aufgaben sinnvoll zusammen.
Erstelle die Ausgabe in folgender Struktur:
- Priorität, Aufgabe, Verantwortlich, Frist, Offene Punkte
- Thema
- Klärungsbedarf
- Nächste Schritte: Schritt 1, Schritt 2, Schritt 3 Risiken oder Terminüberschreitungen
- Mögliche Fristen
- Fehlende Informationen
- Kritische Abhängigkeiten
Hier ist das Besprechungsprotokoll: [BESPRECHUNGSPROTOKOLL ODER NOTIZEN EINFÜGEN]"
Wissen schneller nutzen
Praxisbeispiel: Sie erhalten ein umfangreiches BMF-Schreiben, einen Fachartikel oder arbeiten sich in eine neue gesetzliche Änderung ein. Der KI-Assistent erstellt daraus eine strukturierte Zusammenfassung mit den wichtigsten Aussagen, Auswirkungen auf die Beratungspraxis und möglichen Handlungsbedarfen. So können relevante Informationen deutlich schneller erfasst und genutzt werden.
"Du bist Fachassistenz in einer Steuerberatungskanzlei. Analysiere den folgenden Text, das Dokument oder die Information und erstelle eine strukturierte Zusammenfassung für Steuerberater.
Ziel ist es, die wichtigsten Inhalte schnell zu erfassen und relevante Handlungsbedarfe zu erkennen.
Berücksichtige dabei folgende Anforderungen:
- Fasse die Kernaussagen prägnant und verständlich zusammen.
- Konzentriere dich auf die für die Kanzleipraxis relevanten Inhalte.
- Hebe wichtige Änderungen, Fristen, Risiken und Chancen hervor.
- Verzichte auf Wiederholungen und unwichtige Details.
- Verwende eine übersichtliche Struktur.
- Falls erforderlich, erkläre komplexe Sachverhalte in einfachen Worten.
Nutze folgende Gliederung:
- Kurzfassung (max. 5 Stichpunkte)
Wesentliche Inhalte
- Kernaussage 1
- Kernaussage 2
- Kernaussage 3
Relevanz für die Kanzlei
- Auswirkungen auf Mandanten
- Auswirkungen auf Prozesse oder Beratung
Handlungsbedarf
- Erforderliche Maßnahmen
- Zuständige Rollen
- Wichtige Fristen oder Termine
Offene Fragen oder Klärungsbedarf
Hier ist der zu analysierende Inhalt: [TEXT ODER DOKUMENT EINFÜGEN]"
Exkurs: Prompting
Prompting bezeichnet die Eingabe von Anweisungen, Fragen oder Aufgaben an einen KI-Assistenten.
Je klarer und präziser ein Prompt formuliert ist, desto hilfreicher und passgenauer fällt das Ergebnis aus. Ein guter Prompt beschreibt möglichst genau, was die KI tun soll, welches Ziel verfolgt wird und in welcher Form die Antwort ausgegeben werden soll. Dazu können beispielsweise Hintergrundinformationen, gewünschte Strukturen oder die Zielgruppe angegeben werden.
Mit wenigen Angaben können Sie die Qualität von KI-Ergebnissen deutlich verbessern. Orientierung bieten die sogenannten 7 P des Promptings:
- Purpose (Ziel): Was soll erreicht werden?
- Persona (Rolle): In welche Rolle soll die KI schlüpfen?
- Precise Task (Aufgabe): Welche konkrete Aufgabe soll die KI bearbeiten?
- Parameters (Rahmenbedingungen): Welche Informationen, Vorgaben oder Einschränkungen sind zu beachten?
- Presentation (Ausgabeformat): In welcher Form soll das Ergebnis ausgegeben werden?
- Process (Vorgehen): Wie soll die KI die Aufgabe angehen?
- Prompt Refinement (Verbesserung): Verfeinern Sie Ihren Prompt schrittweise, um das Ergebnis weiter zu optimieren.
Je klarer Sie diese Aspekte beschreiben, desto präziser und relevanter sind in der Regel die Antworten der KI.
Tipp: Wenn Sie tiefer ins Thema Prompting einsteigen möchten, lesen diesen Beitrag aus dem DATEV magazin: So gelingt gutes Prompting in der Praxis
Datenschutz und Sicherheit mitdenken
Beim Einsatz von KI in der Kanzlei haben Datenschutz, Verschwiegenheit und berufsrechtliche Anforderungen höchste Priorität. Personenbezogene und mandatsbezogene Daten dürfen nur im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Vorgaben verarbeitet werden.
Vor der Nutzung externer KI-Dienste sollten Sie daher prüfen, welche Daten verarbeitet werden und ob die erforderlichen vertraglichen, technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen vorhanden sind. Dazu gehören insbesondere die Wahrung der Vertraulichkeit, die Einhaltung der DSGVO sowie die Beachtung der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten.
Können die erforderlichen Voraussetzungen nicht sichergestellt werden, sollten ausschließlich anonymisierte oder de-identifizierte Informationen verwendet werden. Auch bei abstrahierten Inhalten ist darauf zu achten, dass keine Rückschlüsse auf Mandanten oder Personen möglich sind.
Für einen sicheren KI-Einsatz empfiehlt sich die Nutzung freigegebener und datenschutzkonformer Lösungen sowie die Festlegung klarer interner Richtlinien.
Welche Anwendungen dürfen genutzt werden? Für welche Aufgaben sind sie geeignet? Wer darf darauf zugreifen? Und welche Daten dürfen eingegeben werden? Solche Leitplanken schaffen Sicherheit im Team und unterstützen einen verantwortungsvollen Umgang mit der Technologie.
Hilfestellung für Ihre Kanzlei: Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) stellt eine Muster-KI-Anwendungsrichtlinie zur Verfügung. Sie kann Kanzleien als Orientierung dienen, um interne Vorgaben für den sicheren und verantwortungsvollen Einsatz von KI zu definieren.
Die KI-Lösungen von DATEV erfüllen natürlich alle definierten Anforderungen der Muster-KI-Anwendungsrichtlinie des DStVs.